De Nederlandse horeca loopt achter in digitalisering, wat kansen op efficiëntie en betere klantbediening laat liggen. Ondernemers kunnen echter met eenvoudige, betaalbare tools direct stappen zetten zonder grote investeringen.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat de sector nog sterk afhankelijk is van handmatige processen. Zo neemt 78 procent van de zaken bestellingen nog handmatig op en houdt negentig procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken als roostering, boekhouding en het meten van wachttijden gebeuren vaak zonder digitale ondersteuning. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector kansen laat liggen door processen niet te automatiseren en geen realtime inzicht te hebben. Deze bevindingen staan enigszins haaks op eerdere berichten over digitalisering in de horeca.

Wat dit betekent

Voor horecaondernemers betekent dit dat zij waarschijnlijk meer tijd en moeite steken in administratieve taken dan nodig is. Het handmatig bijhouden van voorraad leidt sneller tot fouten en verspilling, terwijl het op gevoel meten van wachttijden geen accuraat beeld geeft van de bedrijfsvoering. Het gebrek aan data maakt het moeilijk om patronen in drukte te herkennen en hier proactief op in te spelen, bijvoorbeeld in personeelsplanning of inkoop. Voor de sector als geheel kan deze achterstand betekenen dat zij minder wendbaar is dan concurrenten die wel gedigitaliseerd zijn, vooral in tijden van veranderende omstandigheden.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Je hoeft niet direct een volledig geïntegreerd duur systeem aan te schaffen. Begin klein met tools die één specifiek probleem oplossen en die vaak een gratis proefperiode of een laag instaptarief hebben.

Als je een café of restaurant runt en de voorraad een hoofdpijndossier is, overweeg dan een eenvoudige voorraadbeheer-app. Deze apps laten je vaak met je telefoon barcodes scannen en koppelen verbruik aan menu-items. Zo zie je niet alleen wat op is, maar ook welke producten het meest winstgevend zijn. Dit geeft direct meer inzicht dan een papieren lijst.

Als je moeite hebt met het plannen van je personeelsroosters, zijn er betaalbare online rooster tools beschikbaar. Deze tools helpen bij het invullen van beschikbaarheden, het voorkomen van fouten en het eenvoudig delen van het rooster met je team via een app. Het bespaart uren aan gezoek en gezoek en voorkomt misverstanden.

Als je wachttijden en drukte beter wilt begrijpen, kun je beginnen met het simpelweg tellen van gasten met een handtellertje bij de deur of het noteren van aankomst- en vertrektijden in een spreadsheet. Deze basale data geeft al meer inzicht dan een gevoel. Op basis daarvan kun je later overstappen op een eenvoudig boekingssysteem dat deze data automatisch vastlegt.

Als je de boekhouding steeds uitstelt omdat het een rommeltje is, zijn er cloud-gebaseerde boekhoudpakketten die specifiek zijn gemaakt voor het mkb. Deze koppelen vaak automatisch aan je zakelijke bankrekening, categoriseren transacties en maken factureren eenvoudiger. Het zet chaos om in overzicht zonder dat je een boekhouder hoeft te zijn.

Bron: Computable