De Nederlandse horeca loopt achter in digitalisering, maar de manier waarop een gemeente AI inzet voor routinetaken biedt een blauwdruk voor elke ondernemer die efficiënter wil werken zonder grote investeringen.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat de sector nog sterk leunt op handmatige processen. 78 procent van de zaken neemt bestellingen nog handmatig op en negentig procent houdt de voorraad bij met pen en papier. Taken als roostering, boekhouding en het meten van wachttijden gebeuren vaak op gevoel of zonder digitale ondersteuning. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. Dit staat enigszins haaks op eerdere bevindingen die juist veel digitalisering in de sector signaleerden. Tegelijkertijd laat de gemeente Utrecht zien wat er wél mogelijk is. Zij werkt samen met SoftwareOne aan AI-toepassingen die routinetaken van ambtenaren ondersteunen, zoals het structureren, analyseren en samenvatten van grote hoeveelheden tekst.

Wat dit betekent

Voor de horeca betekent dit dat er een significante efficiëntieslag te maken is. Door processen te automatiseren en realtime inzicht te krijgen, kunnen ondernemers beter inspelen op drukte en voorraad. Het betekent echter niet dat je als ondernemer direct dure AI-systemen moet aanschaffen. De aanpak van de gemeente Utrecht is veel leerzamer: zij starten met een prototype voor één specifieke, tijdrovende taak (tekst verwerken) en houden de mens altijd in de loop voor controle. Deze gefaseerde, praktische benadering is direct toepasbaar voor kleine en middelgrote bedrijven buiten de horeca. Het toont aan dat digitalisering niet gaat om een complete IT-revolutie, maar om het stap voor stap digitaliseren van repetitief werk.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. De kern is niet om alles in één keer te digitaliseren, maar om te beginnen met de meest tijdrovende, repetitieve taken in je bedrijfsvoering.

Als je een horecaondernemer bent… begin niet met een volledig duur POS-systeem. Een eenvoudige eerste stap is het digitaliseren van je voorraadbeheer via een spreadsheet of een betaalbare app. Dit vervangt het pen-en-papierwerk en geeft direct beter inzicht in verbruik en bestelmomenten, precies de kans die het onderzoek noemt.

Als je administratieve taken hebt… zoals het verwerken van facturen, offertes of notulen, kijk dan naar de aanpak van Utrecht. Gebruik een AI-tool voor tekstherkenning (OCR) om gescande documenten om te zetten in bewerkbare tekst, of een samenvattings-tool voor lange rapporten. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de controle, maar de machine doet het zware voorwerk.

Als je dienstverlenende processen hebt… waarbij klanten vaak dezelfde vragen stellen (via mail, chat of telefoon), overweeg dan om een eenvoudige kennisbank of FAQ-pagina op te zetten. Dit is een low-tech vorm van automatisering die wachttijden verkort en ruimte creëert voor de complexere, kwalitatieve dienstverlening waar de gemeente Utrecht ook naar streeft.

De les is niet dat je alles moet automatiseren, maar dat je de grootste tijdwinst kunt behalen door één handmatig proces te digitaliseren. Kies er één, test het, en breid pas uit als het werkt.

Bron: Computable