ChatGPT kan operations teams helpen workflows te stroomlijnen, coördinatie te verbeteren, processen te standaardiseren en voor snellere uitvoering te zorgen. Dit maakt het een praktisch hulpmiddel voor Nederlandse MKB’ers die hun operationele processen willen verbeteren zonder grote investeringen in complexe software.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft een nieuwe sectie gelanceerd op hun Academy-platform, getiteld “ChatGPT for operations teams”. Deze resource is specifiek gericht op professionals die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Het materiaal laat zien hoe ChatGPT kan worden ingezet om veelvoorkomende operationele taken te ondersteunen, van het opstellen van standaardprocedures tot het verbeteren van communicatie tussen teams. De lancering past in een bredere trend waarbij generatieve AI steeds vaker wordt gezien als een tool voor efficiëntie en standaardisatie, naast de meer bekende toepassingen voor creatieve content.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en operationele managers in het MKB betekent dit dat er een laagdrempelige manier beschikbaar komt om processen te verbeteren. Operations omvat vaak repetitieve taken, documentatie en coördinatie waar veel tijd in gaat zitten. Het kunnen standaardiseren van deze workflows leidt direct tot minder fouten en een hogere snelheid. Het betekent ook dat teams met minder personeel of expertise toch professionele standaarden kunnen hanteren, door de AI als een soort digitale assistent in te zetten voor het opzetten en onderhouden van die standaarden.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt sterk af van jouw specifieke situatie, maar de principes zijn breed inzetbaar. Hier zijn enkele scenario’s die aansluiten bij de doelen van het stroomlijnen en standaardiseren van operations.

Als je een productie- of logistiek bedrijf runt, heb je te maken met veiligheidsprotocollen en werkvoorschriften. Je zou ChatGPT kunnen gebruiken om een basisversie van een standaard operationeel procedure (SOP)-document te laten genereren voor een specifieke machine of taak. Vervolgens pas je deze aan met jouw specifieke kennis. Dit versnelt het documentatieproces aanzienlijk en zorgt voor een consistente opmaak en structuur in al je procedures.

Als je een team aanstuurt dat klantorders verwerkt, kan communicatie tussen sales, planning en uitvoering een knelpunt zijn. Een mogelijkheid is om ChatGPT te vragen een template te maken voor een dagstart- of overdrachtsupdate. Dit template bevat dan vaste rubrieken zoals ‘openstaande orders’, ‘verwachte leveringen vandaag’ en ‘bijzonderheden’. Dit standaardformaat verbetert de coördinatie en zorgt dat cruciale informatie niet wordt vergeten.

Als je als zzp’er of in een klein team werkt, ben je vaak zowel de planner als de uitvoerder. Overweeg om ChatGPT in te zetten om je eigen repetitieve workflows te analyseren en te beschrijven. Door simpelweg tegen de AI te praten over hoe je een bepaalde taak uitvoert, kun je een gestructureerde checklist laten genereren. Deze checklist gebruik je vervolgens zelf om niets over te slaan, of je deelt hem met een tijdelijke kracht voor een snellere inwerkperiode.

Als je processen wilt verbeteren maar niet weet waar te beginnen, kun je ChatGPT gebruiken als een brainstormpartner. Beschrijf je huidige werkstroom voor een taak, zoals het onboarden van een nieuwe klant of het afhandelen van een retour. Vraag de AI vervolgens om suggesties voor stappen die gestandaardiseerd, geautomatiseerd of geëlimineerd kunnen worden. Het geeft je een frisse blik op je eigen processen.

De kern is om ChatGPT te zien als een tool voor het opzetten van structuur en het versnellen van de voorbereiding van gestandaardiseerd werk, niet per se voor de volledig geautomatiseerde uitvoering. Begin klein met één terugkerend proces en breid vanuit daar uit.

Bron: OpenAI