ChatGPT helpt operations teams om workflows te stroomlijnen, coördinatie te verbeteren, processen te standaardiseren en snellere uitvoering te realiseren. Dit betekent dat je routinematige taken kunt automatiseren en interne communicatie kunt verbeteren, waardoor je team zich kan focussen op complexere problemen.

Wat er aan de hand is

OpenAI heeft een nieuwe sectie gelanceerd in zijn ‘Academy’, specifiek gericht op operations teams. Deze resource, getiteld ‘ChatGPT for operations teams’, biedt inzichten en voorbeelden van hoe deze teams de AI-tool inzetten. De focus ligt op vier kerngebieden: het stroomlijnen van workflows, het verbeteren van de coördinatie tussen teamleden, het standaardiseren van bedrijfsprocessen en het versnellen van de uitvoering van taken. Dit initiatief maakt deel uit van een bredere trend waarbij generatieve AI wordt ingezet voor operationele efficiëntie, naast toepassingen voor creatie en analyse.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers en MKB-professionals in operations, logistiek, productie of facilitair management betekent dit een praktische toegangspoort tot AI. Het gaat niet om abstracte technologie, maar om concrete toepassingen voor alledaagse uitdagingen. Het standaardiseren van processen is bijvoorbeeld cruciaal voor kwaliteitsborging en schaalbaarheid, terwijl betere coördinatie direct leidt tot minder fouten en vertragingen. Voor teams die werken met shiftdiensten, externe partners of complexe planningen kan dit een significante efficiëntieslag betekenen. Het is een signaal dat AI-tools als ChatGPT volwassen worden voor ondersteunende, operationele rollen.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt sterk af van jouw specifieke situatie en de workflows binnen je team. De voorbeelden van OpenAI geven richting, maar de concrete invulling maak je zelf. Hier zijn enkele scenario’s gebaseerd op de genoemde kerngebieden.

Als je een logistiek of warehouse team aanstuurt… Een mogelijkheid is om ChatGPT te gebruiken om standaard operating procedures (SOP’s) te herschrijven of te vertalen voor tijdelijke medewerkers. Je zou ook dagelijkse briefing-documenten of shift-overdrachten kunnen laten genereren op basis van kernpunten die je aanlevert, wat de coördinatie tussen ochtend- en avondploegen verbetert.

Als je verantwoordelijk bent voor interne communicatie en processen… Overweeg om ChatGPT in te zetten om veelgestelde vragen van medewerkers over HR-procedures, vergaderprotocollen of IT-meldingen te beantwoorden. Dit kan helpen om processen te standaardiseren en ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde informatie krijgt. Je kunt de tool ook gebruiken om e-mailtemplates of aankondigingen voor interne wijzigingen op te stellen.

Als je werkt in klantenservice-operations… Je zou kunnen onderzoeken of ChatGPT helpt bij het analyseren van terugkerende klantvragen of klachten, om zo de onderliggende workflow-problemen te identificeren. Het kan ook ondersteunen bij het opstellen van gestandaardiseerde antwoorden voor complexe, maar veelvoorkomende casussen, wat de uitvoering versnelt.

Als je projecten of onderhoudsplanningen coördineert… Een optie is om de AI te gebruiken om statusupdates samen te vatten uit verschillende bronnen (e-mails, app-berichten, notities) tot één helder overzicht. Dit stroomlijnt de workflow en verbetert de coördinatie met alle betrokken partijen, van interne teams tot externe leveranciers.

De sleutel is om te beginnen met een duidelijk, repetitief pijnpunt in je workflow en te experimenteren met hoe een taalmodel zoals ChatGPT je kan ondersteunen bij het documenteren, communiceren of analyseren ervan.

Bron: OpenAI