AI afdwingen binnen je organisatie is een recept voor weerstand en gemiste kansen. De effectiefste manier om AI-waarde te ontgrendelen is door medewerkers vertrouwen en ruimte te geven om zelf te experimenteren, niet door het van bovenaf op te leggen.

Wat er aan de hand is

De discussie over hoe je AI in een organisatie introduceert, draait om de vraag of je het moet afdwingen (top-down) of stimuleren (bottom-up). In een column op Sprout wordt betoogd dat een bottom-up aanpak vaak effectiever is. De kloof tussen de boardroom en de werkvloer is groot; bestuurders weten vaak niet waar tijd bespaard kan worden of waar frustraties zitten die met automatisering op te lossen zijn. Het is daarom niet handig als een bestuurder gaat voorschrijven hoe AI gebruikt moet worden. Onderzoek toont aan dat werkgevers weinig input vragen: slechts één op de zes Nederlandse werknemers geeft aan dat hun werkgever vraagt welke werkzaamheden met AI geautomatiseerd kunnen worden. Bij universitair opgeleide professionals is dat minder dan 25 procent.

Toch sluit dit een gemengde aanpak niet uit. Bas van der Veldt, CEO van softwarebedrijf Afas, stelt dat sommige veranderingen pas tot stand komen als ze worden afgedwongen, terwijl medewerkers ook veel vertrouwen en autonomie moeten krijgen. Hij geeft het voorbeeld dat zijn bedrijf sinds 2008 geen printers meer op kantoor heeft, waardoor digitaal werken geen keuze maar een vanzelfsprekendheid is. Zijn advies: wees hard op de inhoud en zacht op de mens. In sommige grote bedrijven, zoals Accenture, wordt AI-gebruik zelfs gekoppeld aan promoties om het gebruik te bevorderen, vooral onder senior medewerkers die AI minder vaak gebruiken.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en MKB-leiders betekent dit dat het opleggen van AI-tools waarschijnlijk niet het gewenste resultaat oplevert. Het creëert weerstand, vooral bij ervaren medewerkers, en je mist de praktische inzichten van de mensen die het werk daadwerkelijk doen. De komst van AI is juist een kans om je als leider meer te verdiepen in wat er op de werkvloer speelt. Het betekent ook dat je niet moet verwarren wat meetbaar is (bijvoorbeeld het aantal AI-gebruikers) met wat waardevol is (de kwaliteit van de toepassingen). Een puur top-down mandaat kan leiden tot oppervlakkig gebruik zonder echte impact.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is het vinden van een balans tussen sturing en vrijheid. In plaats van een algemeen AI-beleid op te leggen, kun je beter een cultuur creëren waarin experimenteren wordt beloond en goede ideeën van de werkvloer worden opgepikt.

Als je een klein team aanstuurt… begin niet met het verplichten van een specifieke tool. Organiseer in plaats daarvan een maandelijkse ‘AI-lunch’ waar teamleden kunnen delen wat ze hebben uitgeprobeerd, of het nu gaat om het sneller maken van offertes, het samenvatten van vergadernotulen of het genereren van social media-ideeën. Geef erkenning voor de moeite, niet alleen voor het succes.

Als je merkt dat ervaren medewerkers achterblijven… forceer ze niet. Koppel een nieuwsgierige junior of een digitale ambassadeur aan hen. Laat hen samen een concreet, klein probleem uit de dagelijkse praktijk van de senior aanpakken, zoals het structureren van terugkerende e-mails of het voorbereiden van een standaardpresentatie. De focus ligt op het oplossen van hun frustratie, niet op het leren van AI.

Als je een grotere verandering doorvoert, zoals het volledig digitaal gaan… wees dan duidelijk en hard op het nieuwe principe (zoals ‘geen printen meer’), maar zacht in de begeleiding. Zorg voor voldoende training, alternatieven en een overgangsperiode. Net zoals bij Afas, waar digitaal registreren de enige optie werd, kan een duidelijke grens ruimte maken voor nieuwe gewoontes, mits je ondersteuning biedt.

Als je leidinggevenden wilt betrekken… vraag hen niet abstract naar ‘AI-kansen’. Vraag hen om met hun teams in gesprek te gaan over welke repetitieve taken de meeste ergernis opleveren of het meeste tijd kosten. Die gesprekken leveren vaak betere aanknopingspunten op voor automatisering dan welke boardroom-brainstorm ook.

Bron: Sprout