AI-gebruik verplichten vanuit de top is vaak niet effectief, omdat de beste toepassingen juist van de werkvloer komen. Een cultuur van experimenteren stimuleren, waarbij medewerkers vertrouwen en ruimte krijgen om zelf met AI aan de slag te gaan, levert sneller en beter resultaat op. De kunst is om een balans te vinden tussen sturen en loslaten.

Wat er aan de hand is

De discussie over hoe je AI het beste in een organisatie kunt implementeren is in volle gang. Moet je het gebruik van bovenaf opleggen of juist van onderaf laten groeien? Volgens een column op Sprout, gebaseerd op gesprekken met bestuurders, is er brede overeenstemming dat een bottom-up benadering vaak beter werkt. De kloof tussen de boardroom en de werkvloer is groot; bestuurders weten vaak niet waar tijd bespaard kan worden of waar de grootste frustraties zitten. Slechts één op de zes Nederlandse werknemers geeft aan dat hun werkgever vraagt welke werkzaamheden met AI geautomatiseerd kunnen worden. Bij universitair opgeleiden is dat minder dan 25 procent. Toch sluit dit een zekere mate van top-down sturing niet uit, zoals het voorbeeld van softwarebedrijf Afas laat zien, waar bepaalde digitale werkwijzen (zoals het afschaffen van printers) wel worden afgedwongen om ruimte te maken voor het nieuwe.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en leidinggevenden betekent dit dat het simpelweg aanschaffen van een AI-tool en het verplichten van het gebruik ervan waarschijnlijk niet het gewenste effect heeft. Het leidt tot weerstand en gemiste kansen, omdat de praktische kennis van medewerkers niet wordt benut. De komst van AI is juist een kans om je als leider meer te verdiepen in wat er op de werkvloer gebeurt. Het betekent ook dat je moet oppassen voor het verwarren van kwantiteit met kwaliteit: het meten van hoe vaak iemand AI gebruikt (zoals Accenture doet door het aan promoties te koppelen) zegt weinig over de effectiviteit van dat gebruik. De trend dat AI-gebruik steeds vaker wordt verplicht, zoals ook in advocatenkantoren op de Zuidas wordt verwacht, vraagt om een doordachte aanpak.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt sterk af van de cultuur en grootte van je organisatie. Het doel is niet om AI af te dwingen, maar om een omgeving te creëren waarin experimenteren met AI veilig en waardevol is. Hier zijn enkele manieren om dat te doen.

Als je een klein team aanstuurt, begin dan niet met regels, maar met een vraag. Vraag je team eens per week: “Welke repetitieve taak heb je deze week gedaan waarvan je denkt dat een AI-tool je had kunnen helpen?” Creëer een laagdrempelige manier (een gedeeld document of een kort overleg) om die ideeën te verzamelen. Geef iemand de ruimte om één van die suggesties een middag uit te proberen en de uitkomsten te delen.

Als je merkt dat senior medewerkers terughoudend zijn, forceer het gebruik dan niet. In plaats daarvan kun je een ‘AI-ambassadeur’ aanwijzen: een enthousiaste collega (niet per se de jongste) die op natuurlijke wijze laat zien hoe hij AI gebruikt in zijn werk. Laat hem bijvoorbeeld in een teamoverleg kort demonstreren hoe hij een eerste versie van een rapport of een complexe e-mail heeft laten opstellen. Peer-to-peer voorbeelden werken vaak beter dan instructies van bovenaf.

Als je bepaalde digitale standaarden wilt doorvoeren, zoals het verminderen van niet-digitale workflows, wees dan ‘hard op de inhoud en zacht op de mens’, zoals de ceo van Afas adviseert. Dit betekent: wees duidelijk en onverbiddelijk over het nieuwe proces (bijvoorbeeld: “Alle notulen worden digitaal vastgelegd in dit systeem”), maar bied uitgebreide ondersteuning, training en geduld bij de invoering. Vier de successen van degenen die de overstap maken.

Als je groeit en structuur nodig hebt, overweeg dan een hybride aanpak. Stimuleer bottom-up experimenten door een klein budget of tijd vrij te maken voor innovatie. Tegelijkertijd kun je top-down bepaalde kaders of veiligheidsprotocollen vaststellen (bijvoorbeeld over welke data wel en niet in open AI-tools mogen). De kunst is om de ruimte voor experimenten binnen die veilige kaders groot te houden.

Bron: Sprout