AI-gebruik afdwingen via top-down regels is vaak niet effectief en kan de kloof tussen bestuur en werkvloer vergroten. Succesvolle AI-adoptie begint met het geven van vertrouwen en ruimte aan medewerkers om zelf toepassingen te ontdekken, terwijl leiders de randvoorwaarden scheppen.

Wat er aan de hand is

De discussie over hoe organisaties AI moeten implementeren is in volle gang. Uit gesprekken met bestuurders blijkt een brede consensus dat een bottom-up benadering vaak beter werkt dan een top-down dictaat. De reden is simpel: de kloof tussen de boardroom en de werkvloer is groot. Bestuurders weten vaak niet waar tijd bespaard kan worden of waar de grootste frustraties van medewerkers zitten. Toch wordt er nog weinig naar medewerkers geluisterd. Volgens een peiling wordt slechts één op de zes Nederlandse werknemers gevraagd welke werkzaamheden met AI geautomatiseerd kunnen worden. Bij universitair opgeleide professionals is dat minder dan 25 procent. Aan de andere kant experimenteren bedrijven zoals Accenture met het koppelen van AI-gebruik aan promoties om adoptie, vooral onder senior medewerkers, te versnellen. Softwarebedrijf Afas hanteert een hybride aanpak: veel vertrouwen en autonomie voor medewerkers, gecombineerd met harde randvoorwaarden, zoals het volledig afschaffen van printers in 2008 om digitaal werken te verplichten.

Wat dit betekent

Dit betekent dat leiderschap rond AI niet gaat over het uitvaardigen van regels, maar over het faciliteren van een cultuur. Voor leiders is de komst van AI een uitgelezen kans om zich meer te verdiepen in wat er op de werkvloer speelt. Het betekent ook dat het verplichten van AI-tools, zonder de input van de gebruikers, kan leiden tot weerstand en suboptimaal gebruik. De ervaring van Afas laat zien dat verandering soms een duwtje in de rug nodig heeft door oude systemen (zoals printers) af te sluiten, maar dat dit moet samengaan met vertrouwen in de mens. De kern is: wees hard op de inhoud (de randvoorwaarden voor veilig en effectief werken) en zacht op de mens (de manier van implementeren).

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de principes uit het artikel bieden een leidraad. Het gaat erom een omgeving te creëren waarin experimenteren met AI wordt aangemoedigd, niet afgedwongen.

Als je een team aanstuurt of een afdeling leidt, begin dan niet met een verplichte tool. Organiseer in plaats daarvan een sessie waarin je vraagt: “Waar verlies je nu de meeste tijd met repetitieve taken?” Geef vervolgens een klein budget of tijd vrij om met een AI-tool naar een oplossing te zoeken. Dit geeft vertrouwen en eigenaarschap.

Als je een MKB-ondernemer bent zonder uitgebreid IT-beleid, kun je leren van de aanpak van Afas. Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Kies één duidelijk, verouderd proces (zoals handmatige factuurverwerking of vergadernotulen maken) en maak samen met je team de afspraak dat dit vanaf nu digitaal moet. Zorg voor een eenvoudige AI-tool als alternatief en wees beschikbaar voor vragen, niet voor controle.

Als je merkt dat ervaren collega’s terughoudend zijn met AI, zoals het artikel over Accenture suggereert, forceer het dan niet via sancties of verplichtingen. Koppel in plaats daarvan een enthousiaste junior collega aan een senior. Laat de senior de domeinkennis inbrengen en de junior experimenteren met AI-oplossingen. Promoot het gebruik door successen te vieren, niet door het af te dwingen.

De kern is dat effectieve AI-adoptie een balans is. Creëer heldere kaders en veilige randvoorwaarden (zoals een beleid voor datagebruik), maar geef binnen die kaders maximale vrijheid. Soms betekent dat oude gewoontes actief afsluiten om ruimte te maken voor het nieuwe, maar altijd met respect voor de menselijke factor.

Bron: Sprout