Het antwoord op de vraag of je Zapier of ChatGPT moet gebruiken voor AI-agents hangt af van wat je precies wilt automatiseren. Zapier is het beste voor het koppelen van tientallen apps zonder dat je code hoeft te schrijven, terwijl ChatGPT-agents krachtiger zijn voor taken die diepgaande AI-analyse vereisen, maar minder eenvoudig te integreren zijn met je bestaande zakelijke software.

Wat er aan de hand is

Zapier en OpenAI (het bedrijf achter ChatGPT) hebben allebei AI-agents gelanceerd die taken voor je kunnen uitvoeren. Zapier Agents zijn ontworpen om workflows te automatiseren tussen meer dan 7.000 apps, zoals het aanmaken van een lead in je CRM wanneer iemand een formulier invult. ChatGPT workspace agents, aangedreven door OpenAI’s Codex-technologie, kunnen daarentegen complexere, AI-gedreven taken uitvoeren, zoals het analyseren van documenten of het genereren van rapporten, maar zijn minder direct gekoppeld aan externe apps. Het verschil zit hem in de focus: Zapier richt zich op procesautomatisering, ChatGPT op AI-verwerking.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers betekent dit dat de keuze tussen beide platforms afhangt van de aard van de taak. Als je veel herhalende handelingen hebt tussen verschillende apps, zoals het bijwerken van een spreadsheet na een e-mail, dan is Zapier de meest voor de hand liggende optie. Het is eenvoudig in te stellen, vereist geen programmeerkennis en werkt met vrijwel elke populaire zakelijke app. ChatGPT-agents zijn interessanter als je taken hebt die veel AI-intelligentie vragen, zoals het samenvatten van klantgesprekken of het opstellen van gepersonaliseerde marketingteksten. Het nadeel is dat ChatGPT-agents minder goed integreren met specifieke apps; je moet vaak handmatig data overzetten of een tussenstap inbouwen. De kosten verschillen ook: Zapier werkt met een abonnementsmodel gebaseerd op het aantal taken, terwijl ChatGPT-agents onderdeel zijn van een ChatGPT Plus- of Team-abonnement. Voor een klein bedrijf met eenvoudige automatiseringen is Zapier vaak goedkoper; voor taken die veel AI-rekenkracht vragen, kan ChatGPT voordeliger uitpakken.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en bestellingen automatisch wilt verwerken. Je zou Zapier kunnen gebruiken om een agent te maken die een nieuwe bestelling uit je webshop (bijvoorbeeld Shopify) direct doorzet naar je boekhoudpakket (zoals Exact Online) en tegelijk een verzendlabel aanmaakt bij PostNL. Dit bespaart je handmatig overtypen en voorkomt fouten. Een ChatGPT-agent zou hier minder geschikt zijn, omdat die niet direct met deze apps kan praten.

Als je een team aanstuurt en wekelijks een statusupdate moet maken. Overweeg om een ChatGPT-agent te gebruiken die alle notulen van je teamvergaderingen, e-mails en projectmanagement-updates (bijvoorbeeld uit Asana) samenvat tot een beknopt rapport. Je kunt de agent trainen op jouw schrijfstijl en de belangrijkste KPI’s. Zapier kan dit niet zo goed, omdat het niet dezelfde taalbegrip heeft.

Als je in de zorg werkt en patiëntgegevens veilig wilt verwerken. Een mogelijkheid is om Zapier in te zetten voor het veilig doorsturen van formulieren uit een beveiligde omgeving naar je EPD-systeem, zonder dat data op onveilige plekken terechtkomt. ChatGPT-agents zijn hier minder geschikt vanwege privacyoverwegingen, tenzij je een zakelijke OpenAI-omgeving gebruikt met dataverwerkingsafspraken.

Als je een marketingbureau runt en gepersonaliseerde e-mails wilt sturen. Je zou een ChatGPT-agent kunnen inzetten om op basis van klantdata (uit je CRM) unieke e-mailteksten te genereren voor elke ontvanger. Vervolgens kun je Zapier gebruiken om die teksten automatisch in je e-mailtool (zoals Mailchimp) te plaatsen en te versturen. De combinatie van beide platforms is hier het krachtigst.

Als je een administratiekantoor hebt en facturen moet verwerken. Overweeg om Zapier een agent te laten maken die inkomende facturen uit je e-mail haalt, de gegevens uitleest (met behulp van een OCR-tool) en ze in je boekhoudsoftware zet. ChatGPT kan hier helpen als de facturen in een complexe, niet-standaard vorm zijn, maar de koppeling met je software blijft een uitdaging.

Bron: Zapier