Het antwoord: Je kunt een ‘AI-verkennersgroep’ van jonge medewerkers opzetten die wekelijks nieuwe tools testen en voorstellen doen, mits je duidelijke kaders stelt over welke systemen veilig en betaald zijn. Ormit Talent Nederland doet dit met ongeveer honderd Gen Z’ers en ziet dat AI zo alle processen binnensluipt, van Microsoft Copilot tot zelfgebouwde AI-agents.

Wat er aan de hand is

Ingrid van Tienen, directeur van Ormit Talent Nederland, heeft gemiddeld honderd 25-jarigen in huis. Toen generatieve AI opkwam, vroeg ze hen: help ons, hoe werken jullie ermee? De jonge medewerkers organiseerden workshops om het team te laten wennen aan AI. Inmiddels sluipt AI alle processen binnen: via Microsoft Copilot, ChatGPT en zelfgebouwde AI-agents. Van Tienen vertelt aan MT/Sprout dat AI vooral routinematig werk ondersteunt en efficiëntie inbouwt. Ze let scherp op welke systemen worden gebruikt: taalmodellen waar niet voor betaald is, zijn een risico omdat ze niet bij opdrachtgevers gebruikt kunnen worden.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers zonder grote AI-afdeling is dit een laagdrempelig model. Je hoeft geen dure consultants in te huren om AI te implementeren. Je eigen jonge medewerkers, die vaak al experimenteren met tools, kunnen de verkennersrol vervullen. Wel vraagt het om duidelijke kaders: welke tools zijn toegestaan, welke data mogen erin, en wat doe je met de output. Van Tienen vergelijkt het aansturen van AI met het aansturen van een junior: geef heldere context en eindresultaten, maar ga niet micromanagen. Voor sectoren zoals consultancy, administratie, marketing en HR is dit direct toepasbaar. De valkuil is dat medewerkers gratis tools gebruiken die niet voldoen aan privacy- of beveiligingseisen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team van vijf tot twintig medewerkers hebt en AI wilt introduceren zonder groot budget. Je zou een ‘AI-verkennersgroep’ kunnen samenstellen van twee of drie jonge medewerkers die al affiniteit hebben met technologie. Geef hen de opdracht om elke week één nieuwe tool te testen, bijvoorbeeld voor het maken van notulen, het samenvatten van e-mails of het genereren van social media content. Spreek af dat ze alleen betaalde of goedgekeurde versies gebruiken, niet de gratis varianten. Laat hen elke vrijdag een korte demo geven aan de rest van het team.

Als je worstelt met welke AI-tools veilig zijn voor klantdata. Een mogelijkheid is om een lijst op te stellen van toegestane tools, zoals Microsoft Copilot als je al in het Microsoft-ecosysteem werkt, of een betaald ChatGPT-abonnement. Vraag de verkennersgroep om elke tool te beoordelen op drie punten: wat doet het, welke data heeft het nodig, en is de betaalde versie beschikbaar. Zo voorkom je dat medewerkers zelfstandig risicovolle gratis tools gaan gebruiken.

Als je merkt dat AI-voorstellen blijven liggen omdat niemand tijd heeft om ze te testen. Overweeg om de verkennersgroep een vast half uur per week te geven, bijvoorbeeld op dinsdagochtend. Laat hen in die tijd een tool uitproberen en een kort verslag maken van één A4. Dat verslag bespreek je in het teamoverleg. Van Tienen benadrukt dat je als leider duidelijk moet zijn over de kaders, maar daarna vooral niet te veel moet invullen. De jonge medewerkers vinden het irritant als je gaat micromanagen.

Als je AI wilt inzetten voor routinematig werk, zoals het voorbereiden van gesprekken of het samenvatten van documenten. Een optie is om de verkennersgroep te vragen een prompt te schrijven voor een specifieke taak, bijvoorbeeld: ‘Vat dit gespreksverslag samen in drie bullet points en geef twee vervolgvragen.’ Test de output en pas de prompt aan tot hij werkt. Van Tienen merkt dat AI haar soms verrast met uitgebreide persoonlijkheidsprofielen van gesprekspartners, maar dat die inschattingen vaak niet verkeerd blijken te zijn.

Bron: Sprout