Het antwoord: Je kunt data-rompslomp in je bedrijf zelf opsporen en aanpakken met een eenvoudig stappenplan, zonder dure software. Het begint met het herkennen van de signalen dat je data niet klopt, zoals dubbele contacten in je CRM of tegenstrijdige adressen in je facturatiesysteem.

Wat er aan de hand is

Veel organisaties worstelen met bedrijfsgegevens die verspreid staan over meerdere systemen, snel verouderen en nooit goed op elkaar aansluiten. Volgens Martech lossen teams dit vaak op door handmatig spreadsheets bij te werken, periodiek data te verversen en te vertrouwen op ’tribal knowledge’ – de kennis die in de hoofden van medewerkers zit. Die aanpak werkt tot een kwartaalafsluiting, een audit of een campagne laat zien hoeveel handmatig werk er eigenlijk achter schuilgaat. Teams zijn dan meer bezig met het repareren van data dan met het gebruiken ervan, en beslissingen lopen achter op de volgende reconciliatie.

Wat dit betekent

Voor MKB’ers betekent dit dat data-rompslomp een sluipende kostenpost is. Het kost tijd, geld en energie die je beter kunt besteden aan groei. Denk aan een verkoper die een verouderd telefoonnummer belt, een marketeer die een mailing stuurt naar dubbele adressen, of een financieel medewerker die geen krediet durft te geven omdat de gegevens niet kloppen. Deze problemen zijn niet voorbehouden aan grote bedrijven; ze spelen net zo goed in een klein team. Het goede nieuws is dat je met een gestructureerde aanpak zelf veel kunt oplossen, zonder direct een duur dataplatform aan te schaffen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een CRM-systeem gebruikt met honderden contacten. Begin met het exporteren van al je contactgegevens naar een spreadsheet. Gebruik de functie ‘duplicaten verwijderen’ in Excel of Google Sheets om te zien hoeveel dubbele records je hebt. Een mogelijkheid is om daarna handmatig de meest voorkomende fouten te corrigeren, zoals spelfouten in bedrijfsnamen of verouderde postcodes. Overweeg om een vaste dag per maand in te plannen voor deze opschoonronde.

Als je merkt dat facturen naar verkeerde adressen gaan. Verzamel alle adresgegevens uit je facturatiesysteem en vergelijk ze met de gegevens in je CRM. Een optie is om een eenvoudige controle uit te voeren: kijk of hetzelfde bedrijf op verschillende plekken een ander adres heeft staan. Je zou kunnen besluiten om een standaardprocedure in te voeren waarbij elk nieuw adres wordt gecontroleerd voordat het in het systeem komt.

Als je teamleden verschillende versies van klantgegevens gebruiken. Maak een centrale, gedeelde spreadsheet waarin de ‘gouden’ versie van elk klantrecord staat. Dit is de enige bron die iedereen gebruikt. Een mogelijkheid is om deze spreadsheet wekelijks te updaten op basis van nieuwe informatie. Overweeg om een eenvoudige regel in te stellen: wie een klantgegevens wijzigt, noteert de wijziging en de datum.

Als je geen tijd hebt voor handmatig werk. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Je kunt overwegen om eenmalig een data-expert in te huren om je systemen op te schonen en een eenvoudig stappenplan voor onderhoud op te stellen. Daarna kun je het zelf bijhouden.

Bron: Martech