Gemiste oproepen kosten geld. Een antwoordapparaat dat na sluitingstijd volstroomt, een receptionist die ziek is, een lead die na de derde keer overgaan naar een concurrent belt. Voor veel ondernemers is de uitdaging niet dat ze weten dat telefoonafhandeling belangrijk is, maar hoe ze het kunnen organiseren zonder vaste personeelskosten. Een combinatie van AI en echte receptionisten biedt een uitweg.

Wat er aan de hand is

Moneypenny, een Amerikaanse aanbieder van telefoondiensten, combineert getrainde menselijke receptionisten met een eigen AI-receptionist. Het bedrijf biedt een 24/7-oplossing die routinematige gesprekken automatisch afhandelt en complexe gesprekken doorschakelt naar een echt persoon. Het systeem werkt met een vaste receptionist die is ingewerkt in jouw bedrijf, ondersteund door AI. De AI handelt standaardvragen af, plant afspraken in en stuurt berichten door. Voor sectoren als juridisch, zorg, thuiszorg, vastgoed, financiën en franchise zijn er branchespecifieke gespreksstromen. Het systeem kan spoedoproepen doorzetten naar de juiste persoon en bestellingen verwerken zonder dat de beller doorheeft dat hij niet met iemand op kantoor spreekt.

Wat dit betekent

Voor MKB’ers betekent dit dat je een professionele telefoonafhandeling kunt hebben zonder een vaste receptionist in dienst te nemen. Je betaalt alleen voor de gesprekken die gevoerd worden, niet voor uren waarin er niets gebeurt. De combinatie van AI en mensen lost twee problemen tegelijk op: de AI vangt de pieken op en de menselijke receptionisten zorgen voor de gesprekken waar nuance en inlevingsvermogen nodig zijn. Voor bedrijven in de juridische of medische sector, waar vertrouwelijkheid en precisie belangrijk zijn, biedt het systeem een manier om ook na kantoortijden bereikbaar te zijn zonder dat je zelf aan de lijn hoeft te zitten. Voor thuiszorg- of vastgoedbedrijven, waar spoedoproepen vaak voorkomen, kun je regels instellen die bepalen wie wanneer gebeld wordt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak runt in de thuiszorg of klusdienst. Je kunt het systeem instellen zodat spoedoproepen van bestaande klanten direct worden doorgeschakeld naar jouw mobiele nummer, terwijl nieuwe aanvragen worden opgenomen door de AI. De receptionist plant vervolgens de afspraak in jouw agenda. Zo mis je geen dringende oproepen, maar word je niet gestoord tijdens een klus.

Als je een vastgoedkantoor hebt met meerdere makelaars. Je kunt per makelaar regels instellen voor wanneer zij gebeld willen worden. De AI kan een eerste gesprek voeren met een potentiële koper, de gegevens vastleggen en een bezichtiging inplannen. Als het gesprek complex wordt, schakelt de AI over naar een menselijke receptionist die de makelaar op de hoogte stelt.

Als je een juridisch of financieel advieskantoor hebt. Het systeem kan vertrouwelijke gesprekken herkennen en direct doorschakelen naar een menselijke receptionist die is ingewerkt op jouw dossiers. De AI kan wel routinematige vragen beantwoorden, zoals openingstijden of het doorsturen van documenten. De gesprekken worden opgenomen en getranscribeerd, zodat je altijd terug kunt luisteren wat er is afgesproken.

Als je een franchiseketen hebt met meerdere vestigingen. Je kunt één centrale telefoondienst inrichten die voor alle vestigingen werkt. De AI herkent aan het nummer of de locatie van de beller welke vestiging het betreft en handelt het gesprek af volgens de regels van die locatie. Bestellingen kunnen direct in het systeem worden gezet, zonder dat de beller doorverbonden hoeft te worden.

Als je een webshop runt met veel telefonische vragen over bestellingen. De AI kan standaardvragen over levertijden, retouren en betalingen afhandelen. Als een klant een specifiek probleem heeft, wordt het gesprek overgenomen door een receptionist die toegang heeft tot jullie CRM-systeem. De klant hoeft zijn gegevens niet opnieuw door te geven, omdat de AI die al heeft vastgelegd.

Bron: Martech