Gemiste oproepen kosten omzet. Moneypenny, een Amerikaanse antwoorddienst, combineert getrainde receptionisten met een eigen AI-receptionist om telefoonverkeer 24/7 af te handelen. Voor Nederlandse MKB-ondernemers betekent dit dat je klantcontact kunt uitbesteden zonder dat je zelf receptionisten hoeft aan te nemen of een ingewikkeld systeem hoeft op te zetten.

Wat er aan de hand is

Moneypenny is een antwoorddienst die specifiek is ontworpen voor bedrijven in sectoren zoals juridisch, zorg, vastgoed, financiën en franchise. Het systeem werkt met een combinatie van een AI-receptionist en echte mensen. De AI-receptionist handelt routinematige gesprekken af met een natuurlijke gespreksstroom, volgens vooraf afgesproken scripts. Zodra een gesprek complexer wordt, schakelt de AI door naar een getrainde receptionist. Die receptionist is ingewerkt op jouw bedrijf en kan afspraken inplannen, berichten doorgeven en spoedgevallen doorverbinden. Het systeem is 24/7 beschikbaar, ook buiten kantooruren. Volgens Moneypenny kunnen bedrijven hiermee gemiste oproepen omzetten in klantcontact zonder dat ze extra personeel hoeven aan te nemen.

Wat dit betekent

Voor Nederlandse ondernemers in het MKB is dit relevant omdat het een oplossing biedt voor een hardnekkig probleem: hoe vang je telefoonverkeer op zonder dat je een vaste receptionist in dienst hebt? Vooral voor bedrijven met onvoorspelbare pieken, zoals een loodgieter die ’s avonds spoedoproepen krijgt of een advocatenkantoor dat ook in het weekend bereikbaar wil zijn, is dit een alternatief voor een voicemailbox of een simpele IVR. Het systeem kan ook meertalig overweg, wat interessant is voor bedrijven die internationaal werken. De kosten van een vaste receptionist vallen weg, maar je betaalt wel voor de dienst. De precieze prijzen worden niet genoemd in de bron, dus die moet je zelf opvragen. Het belangrijkste voordeel is dat de beller niet doorheeft dat hij niet met iemand van jouw eigen bedrijf spreekt, wat de klantervaring ten goede komt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eenmanszaak of klein team runt in de thuiszorg of klusdienst. Je kunt Moneypenny instellen om alle oproepen na 18:00 uur en in het weekend af te handelen. De AI-receptionist kan eenvoudige vragen beantwoorden, zoals openingstijden of prijzen, en complexe spoedoproepen direct doorzetten naar jouw mobiele nummer. Zo mis je geen spoedgevallen en hoef je niet zelf de hele dag aan de telefoon te zitten. Een optie is om te beginnen met alleen de AI-receptionist voor een proefperiode, zodat je kunt ervaren hoe het werkt zonder direct een volledig abonnement af te sluiten.

Als je een vastgoedkantoor of makelaardij hebt. Je kunt het systeem koppelen aan je CRM, zodat elke binnenkomende oproep automatisch wordt geregistreerd. De receptionist of AI kan direct een bezichtiging inplannen en die in je agenda zetten. Voor spoedvragen, zoals een bezichtiging die op het laatste moment wordt afgezegd, kan de receptionist jou of een collega direct bellen. Overweeg om de KnowledgeBase te vullen met veelgestelde vragen over jouw panden, zodat de AI die zelf kan beantwoorden zonder tussenkomst van een mens.

Als je een franchise of keten met meerdere vestigingen runt. Je kunt voor elke vestiging een aparte call flow instellen, zodat oproepen naar de juiste locatie worden doorgestuurd. De AI kan eenvoudige vragen over openingstijden of adressen afhandelen, terwijl complexe vragen over contracten of klachten naar een centrale receptionist gaan. Een mogelijkheid is om het systeem te gebruiken voor het afhandelen van bestellingen, zoals bij een franchise in de horeca of detailhandel, zonder dat de beller doorheeft dat hij met een externe dienst spreekt.

Als je in de juridische of financiële dienstverlening werkt. Je kunt het systeem gebruiken om vertrouwelijke oproepen te filteren. De AI kan basisvragen stellen, zoals ‘waar gaat het over?’, en alleen gesprekken die echt urgent of complex zijn doorzetten naar een receptionist of naar jou. De opname- en transcriptiefunctie kan handig zijn voor kwaliteitscontrole of voor het vastleggen van afspraken. Overweeg om de custom forms te gebruiken om specifieke informatie, zoals een dossiernummer of klantreferentie, al bij de eerste vraag uit te vragen.

Bron: Martech