Microsoft Scout is een nieuwe AI-assistent die direct in Microsoft 365 werkt en medewerkers helpt met terugkerende administratieve taken zoals het beheren van de agenda, het opstellen van e-mails en het verwerken van declaraties. Het is een altijd-actieve assistent die integreert met Outlook, OneDrive en Microsoft Teams, en die bedrijven kunnen inzetten zonder dat ze extra personeel hoeven aan te nemen.

Wat er aan de hand is

Microsoft heeft een nieuwe AI-assistent aangekondigd met de naam Microsoft Scout. In tegenstelling tot Copilot, dat binnen Microsoft 365-apps werkt, is Scout een persoonlijke assistent die meer kan zien en doen. Volgens Omar Shahine, corporate vice president van Microsoft Scout, is dit de eerste echte persoonlijke assistent die Microsoft aan klanten aanbiedt. Scout is gebouwd op OpenClaw, een technologie die het mogelijk maakt om taken te automatiseren die verder gaan dan alleen tekst- of dataverwerking. De assistent kan bijvoorbeeld agenda’s organiseren, declaraties verwerken en e-mails opstellen, allemaal binnen de vertrouwde Microsoft-omgeving.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat een deel van de dagelijkse administratieve lasten kan worden overgenomen door een AI-assistent. Taken die normaal gesproken tijd kosten, zoals het inplannen van afspraken, het bijhouden van onkosten en het schrijven van standaard e-mails, kunnen worden geautomatiseerd. Dit is vooral relevant voor kleinere bedrijven waar geen aparte assistent of administratief medewerker beschikbaar is. Scout werkt op de achtergrond en kan meerdere medewerkers tegelijk ondersteunen, zonder dat er extra licenties of ingewikkelde configuraties nodig zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt zonder secretaresse, dan kun je Scout inzetten om de agenda’s van meerdere medewerkers te beheren. De assistent kan automatisch vergaderingen inplannen, rekening houden met beschikbaarheid en zelfs voorstellen doen voor de beste tijdstippen. Je zou kunnen overwegen om Scout als eerste in te zetten voor de drukste teamleden, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken.

Als je veel declaraties verwerkt, bijvoorbeeld voor reiskosten of inkoop, dan kan Scout het proces versnellen. De assistent kan bonnetjes herkennen, bedragen invullen en de declaratie direct koppelen aan de juiste kostenplaats. Een optie is om een proefperiode in te stellen met een paar medewerkers om te zien hoeveel tijd dit scheelt voordat je het uitrolt naar het hele bedrijf.

Als je dagelijks veel standaard e-mails verstuurt, zoals offertes, facturen of bevestigingen, dan kan Scout concepten voor je opstellen. Je kunt aangeven welke toon en welke informatie er in de e-mail moet staan, waarna Scout een eerste versie maakt die jij alleen nog hoeft te controleren. Overweeg om Scout te koppelen aan je veelgebruikte sjablonen in Outlook, zodat de assistent direct weet wat de standaard is.

Als je werkt met projectteams in Microsoft Teams, dan kan Scout notities maken tijdens vergaderingen, actiepunten toewijzen en vervolgafspraken inplannen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat geen belangrijke afspraak wordt gemist. Je zou kunnen beginnen met één team om te ervaren hoe de assistent de samenwerking beïnvloedt.

Bron: The Verge (https://www.theverge.com/news/939713/microsoft-scout-assistant-openclaw)