Je kunt je bestaande Zapier-automatisering uitbreiden met MCP (Model Context Protocol) zonder dat je programmeerkennis nodig hebt. Een operationeel medewerker deed dat in een weekend en maakte zijn e-mailworkflow slimmer, sneller en flexibeler. Dit laat zien dat MCP niet alleen iets is voor developers, maar ook voor ondernemers die hun dagelijkse processen willen verbeteren.

Wat er aan de hand is

Zapier heeft MCP geïntroduceerd, een protocol waarmee AI-modellen zoals ChatGPT direct kunnen communiceren met je Zapier-koppelingen. Waar je voorheen handmatig Zaps moest bouwen om data tussen apps te verplaatsen, kun je nu met een gesprek in een AI-chat je workflow aansturen. Kenny Taber, een operations builder, gebruikte Zapier MCP om zijn bestaande e-mailbeheersysteem te moderniseren. Zijn oude opzet bestond uit Zaps die e-mail naar ChatGPT stuurden voor categorisatie en samenvatting, een Google Sheet als backend, en Apps Script voor Slack-meldingen. Met MCP kon hij die losse stappen vervangen door een directe, intelligente koppeling. Het resultaat: een efficiënter systeem dat hij in één weekend opzette, zonder dat hij code hoefde te schrijven.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers betekent dit dat je niet langer afhankelijk bent van ingewikkelde Zap-configuraties of externe developers om je automatisering te verbeteren. MCP maakt het mogelijk om met natuurlijke taal instructies te geven aan je AI-assistent, die vervolgens zelfstandig acties uitvoert in je gekoppelde apps. Denk aan het automatisch sorteren van binnenkomende e-mails, het bijwerken van een CRM of het versturen van teamnotificaties. Dit verlaagt de drempel om processen te optimaliseren, vooral voor bedrijven zonder IT-afdeling. De ervaring van Kenny Taber laat zien dat je met een bestaande workflow al aan de slag kunt en binnen een weekend een flinke stap vooruit kunt zetten.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een e-mailstroom beheert voor klantvragen of offertes. Je kunt Zapier MCP gebruiken om binnenkomende berichten automatisch te laten categoriseren door een AI, zoals ChatGPT. Vraag de AI om urgente mails te markeren, samenvattingen te maken en de data direct in een Google Sheet te zetten. Je team krijgt dan een overzicht in Slack of Teams zonder dat iemand handmatig mails hoeft te lezen. Een mogelijkheid is om een prompt te maken als: ‘Zet alle mails met het woord ‘factuur’ in een aparte map en stuur een samenvatting naar de financiële afdeling.’

Als je een team aanstuurt dat werkt met gedeelde documenten of projectmanagementtools. Overweeg om MCP te koppelen aan je projectmanagement-app, zoals Trello of Asana. Je kunt dan tegen de AI zeggen: ‘Maak een nieuwe taak aan voor elk binnenkomend verzoek met de status ’nieuw’ en voeg de oorspronkelijke e-mail toe als bijlage.’ Dit scheelt handmatig overtypen en zorgt dat geen enkel verzoek verloren gaat. Je zou ook kunnen experimenteren met het automatisch toewijzen van taken op basis van de inhoud van de e-mail.

Als je een webshop runt en bestellingen of klantvragen verwerkt. Stel dat je dagelijks bestelbevestigingen en vragen binnenkrijgt. Met MCP kun je een workflow bouwen die nieuwe bestellingen herkent, de klantgegevens in je CRM bijwerkt en een bevestigingsmail stuurt. Ook kun je vragen over verzending of retouren automatisch laten beantwoorden met een standaardtekst, gebaseerd op de categorie die de AI herkent. Een optie is om te beginnen met een kleine test: laat de AI alleen de meest voorkomende vraagtypes herkennen en koppel daar een standaardactie aan.

Als je in de zorg of dienstverlening werkt met intakeformulieren of afspraakaanvragen. Je kunt MCP inzetten om binnenkomende formulieren te verwerken. De AI leest de antwoorden, vult een agenda-afspraak in en stuurt een bevestiging naar de klant. Dit vermindert handmatig werk en versnelt de reactietijd. Overweeg om eerst één type formulier te automatiseren, zoals nieuwe aanmeldingen, en daarna uit te breiden naar andere processen.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar het principe is hetzelfde: je vervangt handmatige stappen door een AI die op basis van jouw instructies werkt. Begin met een eenvoudig proces dat je goed kent, zoals e-mail sorteren of taak aanmaken, en breid stap voor stap uit.

Bron: Zapier (https://zapier.com/blog/kenny-taber-mcp)