Het antwoord: AI kan kleine ondernemers helpen met secretariële taken en administratie, zoals het bijhouden van notities, samenvatten van gesprekken en het verbinden van ideeën. Een praktijkvoorbeeld laat zien hoe een bijlesdocent Notion AI gebruikt om zijn administratie te stroomlijnen en tijd vrij te maken voor zijn kernactiviteiten.

Wat er aan de hand is

Een artikel van MIT Technology Review beschrijft hoe kleine bedrijven AI kunnen inzetten voor taken waar ze geen specialist voor kunnen inhuren. Het artikel belicht de casus van Sam Finnegan-Dehn, een bijlesdocent uit Londen die naast zijn vaste baan wiskunde en filosofie geeft. Hij gebruikt AI om zijn administratie te beheren, zoals het bijhouden van klantnotities, het plannen van lessen en het samenvatten van bijeenkomsten. Finnegan-Dehn experimenteerde met tools als Claude en ChatGPT, maar koos uiteindelijk voor Notion AI omdat dit beter integreert met zijn bestaande notities in de Notion-app. Het artikel benadrukt dat AI al ‘goed genoeg’ is voor secretariële en administratieve ondersteuning, maar niet per se voor het creëren van lesmateriaal of andere gespecialiseerde taken.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het mkb is dit een direct toepasbare strategie. Veel kleine bedrijven hebben geen budget voor een fulltime assistent of administratieve kracht. AI kan die rol deels overnemen, vooral bij taken als het bijhouden van klantgegevens, het maken van gespreksverslagen en het organiseren van notities. Het voorbeeld van Finnegan-Dehn laat zien dat je niet per se de duurste of meest geavanceerde AI-tool nodig hebt; het gaat erom dat de tool past bij jouw werkwijze. Voor sectoren zoals consultancy, coaching, freelancers en zzp’ers kan dit een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren. Het betekent ook dat je kritisch moet kijken naar welke taken je wel en niet aan AI wilt overlaten. Finnegan-Dehn gebruikt AI niet voor het maken van lesmateriaal, maar wel voor het analyseren van gesprekken om zijn aanpak te verbeteren.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eigen praktijk runt als coach, therapeut of consultant en je veel gesprekken voert met klanten, overweeg dan om een AI-tool te gebruiken die gesprekken kan opnemen en samenvatten. Vraag altijd eerst toestemming aan je klant, zoals Finnegan-Dehn doet. Je kunt de samenvattingen gebruiken om patronen te herkennen in je gesprekken en je aanpak te verfijnen. Een optie is om Notion AI of een vergelijkbare tool te integreren met je bestaande notitiesysteem, zodat je alle informatie op één plek beheert.

Als je een webshop runt of producten verkoopt en je worstelt met het bijhouden van klantvragen, bestellingen en voorraad, dan kun je AI inzetten als een soort digitaal geheugen. Je zou bijvoorbeeld een AI-tool kunnen gebruiken om notities over klantinteracties te koppelen aan bestelgegevens. Dit helpt je om sneller te schakelen tussen verschillende taken zonder dat je alles zelf hoeft te onthouden. Het idee is dat AI fungeert als een tweede geheugen dat verbanden legt tussen informatie die je op verschillende plekken hebt opgeslagen.

Als je een team aanstuurt en veel vergaderingen hebt, kun je AI gebruiken om automatisch notulen te maken en actiepunten te extraheren. Laat de tool de gesprekken opnemen (met toestemming van de deelnemers) en vat ze samen. Je kunt deze samenvattingen vervolgens gebruiken om te controleren of beslissingen correct zijn vastgelegd en of er geen afspraken zijn gemist. Dit bespaart tijd en voorkomt misverstanden.

Als je freelance diensten levert en je administratie zoals facturatie en planning uit handen wilt geven, overweeg dan om AI te gebruiken voor het beheren van je takenlijsten en herinneringen. Je zou een tool kunnen kiezen die integreert met de apps die je al gebruikt, zoals Notion, zodat je niet hoeven over te stappen op een compleet nieuw systeem. Het belangrijkste is dat je een tool kiest die past bij jouw manier van werken, niet per se de tool met de meeste functies.

Bron: MIT Technology Review