Microsoft Scout is een nieuwe AI-assistent van Microsoft die direct in Outlook, Teams en OneDrive werkt en taken zoals agendabeheer, declaraties en e-mails overneemt. Anders dan Copilot, dat alleen binnen Microsoft 365-apps suggesties doet, kan Scout zelfstandig handelen en processen uitvoeren. Voor het MKB betekent dit dat je een virtuele assistent aan elk teamlid kunt koppelen zonder dat je extra personeel hoeft aan te nemen.

Wat er aan de hand is

Microsoft heeft Scout aangekondigd, een AI-assistent die is gebouwd op OpenClaw en naadloos integreert met Microsoft 365. Scout is altijd actief en kan zelfstandig taken uitvoeren zoals het inplannen van afspraken, het opstellen van e-mailconcepten en het verwerken van onkostendeclaraties. Volgens Omar Shahine, corporate vice president van Microsoft Scout, is dit de eerste echte persoonlijke assistent die Microsoft aan klanten biedt. Waar Copilot vooral suggesties geeft binnen apps, kan Scout daadwerkelijk actie ondernemen en meerdere stappen zetten zonder dat jij tussentijds hoeft in te grijpen. De assistent werkt in Outlook, OneDrive en Microsoft Teams en is ontworpen om administratieve lasten te verlichten.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent Scout een verschuiving van ‘AI die helpt met denken’ naar ‘AI die helpt met doen’. Waar Copilot je helpt een e-mail te schrijven, kan Scout die e-mail ook meteen versturen, de bijlage uit OneDrive halen en de ontvanger in je agenda zetten. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten in administratieve processen. Voor bedrijven met weinig personeel is dit een manier om de productiviteit te verhogen zonder extra kosten voor een menselijke assistent. De impact is het grootst voor functies waar veel repetitieve taken voorkomen, zoals planning, facturatie en klantcontact.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klein team aanstuurt en worstelt met agendaplanning. Je kunt Scout inzetten om automatisch vergaderingen in te plannen op basis van beschikbaarheid van teamleden en externe contacten. Scout kan voorstellen doen voor tijdslots, uitnodigingen versturen en zelfs herinneringen instellen. Overweeg om Scout te koppelen aan je Outlook-agenda en te laten leren welke tijden het beste werken voor terugkerende overleggen.

Als je veel tijd kwijt bent aan onkostendeclaraties. Scout kan declaraties verwerken door bonnetjes uit e-mails of OneDrive te halen, ze te categoriseren en een overzicht te maken voor je boekhouding. Een optie is om Scout te vragen om maandelijks een declaratierapport te genereren, zodat je niet steeds handmatig bonnetjes hoeft te verzamelen.

Als je als zzp’er of freelancer werkt en geen backoffice hebt. Scout kan fungeren als een virtuele assistent die e-mails beantwoordt, offertes opstelt en facturen verstuurt. Je zou kunnen beginnen met het instellen van een standaard e-mailtemplate voor veelgestelde vragen, die Scout vervolgens kan personaliseren en versturen.

Als je klantenservice via Teams doet. Scout kan binnen Teams automatisch veelgestelde vragen beantwoorden, tickets aanmaken en doorverwijzen naar de juiste collega. Overweeg om Scout te trainen op basis van eerdere klantvragen, zodat het steeds beter wordt in het herkennen van patronen.

Als je meerdere projecten beheert en deadlines bewaakt. Scout kan taken uit e-mails en Teams-berichten halen, ze in je agenda zetten en herinneringen sturen. Een mogelijkheid is om Scout te vragen om wekelijks een overzicht te maken van openstaande acties en deadlines, zodat je niets over het hoofd ziet.

Bron: The Verge