Microsoft Scout is een nieuwe AI-assistent die je helpt met administratieve taken zoals agendabeheer, onkostenrapportages en e-mails, direct geïntegreerd in Microsoft 365-apps zoals Outlook, Teams en OneDrive.

Wat er aan de hand is

Microsoft heeft een nieuwe AI-assistent aangekondigd genaamd Microsoft Scout. Het is een altijd-beschikbare assistent die werkt binnen de Microsoft 365-apps die veel bedrijven al gebruiken: Outlook, OneDrive en Microsoft Teams. Scout is bedoeld om medewerkers te ondersteunen bij praktische taken zoals het organiseren van agenda’s, het opstellen van e-mails en het verwerken van onkosten. Volgens Omar Shahine, corporate vice president van Microsoft Scout, is dit de eerste echte persoonlijke assistent die Microsoft aan klanten aanbiedt. Het verschil met de bestaande Copilot-functionaliteit is dat Scout meer kan zien en doen, en niet alleen binnen de apps werkt. Het nieuws werd bekendgemaakt in een interview met The Verge.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en professionals in het MKB betekent dit dat er een nieuwe tool op komst is die specifiek gericht is op het verlichten van dagelijkse administratieve lasten. Scout is geen algemene chatbot, maar een assistent die je taken uit handen kan nemen die veel tijd kosten: het plannen van afspraken, het bijhouden van onkosten en het schrijven van standaard e-mails. Omdat Scout is ingebouwd in de Microsoft 365-omgeving, hoef je geen aparte software aan te schaffen of te leren werken. Het sluit aan bij de software die je waarschijnlijk al gebruikt. Dit kan vooral voor kleinere bedrijven een verschil maken, waar medewerkers vaak meerdere rollen combineren en weinig tijd hebben voor administratie.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een team aanstuurt en veel vergaderingen plant. Je zou Scout kunnen gebruiken om automatisch beschikbare tijden in de agenda’s van je teamleden te vinden en vergaderingen in te plannen, zonder heen-en-weer gemail. Een mogelijkheid is om Scout te vragen een wekelijkse teamupdate in te plannen op basis van ieders beschikbaarheid.

Als je regelmatig onkosten declareert. Scout kan helpen met het verwerken van bonnetjes en het invullen van onkostenformulieren. Overweeg om Scout te koppelen aan je Outlook-agenda, zodat het automatisch reiskosten of maaltijden kan registreren op basis van je afspraken. Je zou dan alleen nog hoeven te controleren of het klopt.

Als je veel standaard e-mails stuurt. Denk aan offertes, factuurherinneringen of bevestigingen. Scout kan concepten voor je opstellen op basis van een korte instructie. Een optie is om Scout te vragen een e-mail te schrijven aan een nieuwe klant met een samenvatting van jullie laatste gesprek, inclusief de afgesproken vervolgstappen.

Als je moeite hebt met het bijhouden van taken. Omdat Scout in Teams en Outlook werkt, kun je het vragen om een overzicht te maken van openstaande acties uit je e-mails en chatgesprekken. Je zou Scout kunnen vragen om elke ochtend een takenlijst te presenteren, zodat je direct weet waar je prioriteit moet leggen.

Als je een klein bedrijf runt zonder secretaresse. Scout kan fungeren als een virtuele assistent die je helpt met de dagelijkse organisatie. Een mogelijkheid is om Scout te vragen om je agenda te optimaliseren, bijvoorbeeld door reistijd tussen afspraken in te plannen of door tijd te blokkeren voor geconcentreerd werk.

Bron: The Verge (https://www.theverge.com/news/939713/microsoft-scout-assistant-openclaw)