OpenAI wil ChatGPT ombouwen tot een alles-in-één AI-app die niet alleen vragen beantwoordt, maar ook taken voor je uitvoert. Denk aan het automatisch verwerken van facturen, het beantwoorden van klantvragen en het bijwerken van je planning. Voor MKB-ondernemers betekent dit dat een groot deel van de dagelijkse administratieve rompslomp mogelijk verdwijnt.

Wat er aan de hand is

Volgens Bright staat OpenAI op het punt de grootste vernieuwing van ChatGPT sinds de lancering in 2022 door te voeren. Het bedrijf wil de chatbot transformeren tot een superapp die veel van je werk uit handen kan nemen. Waar ChatGPT nu vooral een gesprekspartner is, moet het straks zelfstandig acties kunnen uitvoeren: e-mails opstellen en versturen, afspraken inplannen, betalingen verwerken en data uit verschillende systemen combineren. Het is een verschuiving van een passief hulpmiddel naar een actieve assistent die processen van begin tot eind afhandelt.

Wat dit betekent

Voor ondernemers in het MKB is dit een directe kans om tijd te besparen op terugkerende taken. Stel je voor dat je niet langer handmatig offertes hoeft te maken, klantvragen hoeft te beantwoorden of je voorraad hoeft bij te werken. De superapp kan deze taken overnemen, mits je hem de juiste toegang geeft tot je systemen. Dit is vooral relevant voor sectoren met veel administratieve handelingen, zoals retail, horeca, zakelijke dienstverlening en logistiek. Het betekent ook dat je minder afhankelijk wordt van dure softwarepakketten of externe boekhouders voor eenvoudige processen. Wel vraagt het om een andere manier van werken: je moet de app leren vertrouwen en controleren, maar de winst in efficiëntie kan groot zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een webshop runt en dagelijks tientallen bestellingen verwerkt, kun je de superapp inzetten om automatisch facturen te genereren, verzendlabels aan te maken en klanten op de hoogte te stellen van de leverstatus. Overweeg om de app te koppelen aan je webshop- en boekhoudsoftware, zodat hij zonder tussenkomst van jou de hele orderafhandeling kan doen. Je zou kunnen beginnen met een testperiode waarin je alleen eenvoudige bestellingen automatiseert en de rest handmatig controleert.

Als je een team aanstuurt en veel tijd kwijt bent aan het plannen van vergaderingen en het bijhouden van verlofaanvragen, kan de app deze taken overnemen. Een mogelijkheid is om de app toegang te geven tot je gedeelde agenda en hem te instrueren om automatisch beschikbare tijdslots voor te stellen en afspraken in te plannen. Je kunt hem ook vragen om wekelijkse statusupdates te verzamelen en samen te vatten, zodat je minder tijd kwijt bent aan het doornemen van losse e-mails.

Als je in de zakelijke dienstverlening werkt en veel offertes en contracten opstelt, kun je de app gebruiken om standaarddocumenten te genereren op basis van een paar kerngegevens. Stel dat je een nieuwe klant hebt: je vult de naam, het project en het tarief in, en de app maakt een complete offerte met voorwaarden en een planning. Je zou kunnen overwegen om een bibliotheek met sjablonen aan te maken die de app kan gebruiken, zodat hij altijd de juiste teksten en clausules toepast.

Als je een klein team hebt en geen aparte klantenservice-afdeling, kan de superapp fungeren als eerste aanspreekpunt voor veelgestelde vragen. Laat hem bijvoorbeeld openingsvragen beantwoorden over openingstijden, levertijden of retourbeleid. Je kunt hem ook koppelen aan je CRM-systeem, zodat hij bij een klantvraag direct de orderstatus kan opzoeken en een antwoord kan geven. Een optie is om een lijst met veelgestelde vragen en antwoorden te uploaden, zodat de app altijd consistent reageert.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Het belangrijkste is dat je begint met een kleine, overzichtelijke taak en de app stap voor stap meer verantwoordelijkheid geeft. Zo kun je wennen aan de nieuwe manier van werken en voorkom je dat fouten grote gevolgen hebben.

Bron: Bright