Het antwoord: AI bespaart tijd, maar die tijd leidt niet vanzelf tot hogere productiviteit of omzet. Uit onderzoek van TNO naar vier organisaties blijkt dat werkgevers te weinig nadenken over hoe ze de vrijgekomen tijd invullen en wat de gevolgen zijn voor medewerkers.

Wat er aan de hand is

TNO onderzocht de AI-implementaties bij de Douane, verzekeraar ASR, printbedrijf HelloPrint en IT-adviseur Linkit. De resultaten laten grote verschillen zien in hoe AI wordt ingezet en wat het oplevert. Bij HelloPrint handelt een chatbot inmiddels 83 procent van alle klantvragen af. Het serviceteam kromp daardoor van 100 naar 20 medewerkers. Die overgebleven medewerkers krijgen nu de lastigere vragen, wat de mentale belasting kan verhogen. Bij Linkit wordt AI gebruikt voor het opstellen van aanbestedingsbrieven en projectomschrijvingen. TNO concludeert dat werkgevers te weinig stilstaan bij de gevolgen van het overgebleven werk en hoe ze de vrijgekomen tijd productief invullen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en managers betekent dit dat tijdwinst door AI geen garantie is voor betere resultaten. Het risico is dat de bespaarde tijd verloren gaat aan extra administratie, overleg of simpelweg niet wordt opgemerkt. Daarnaast kan de verschuiving van eenvoudig naar complex werk de werkdruk voor medewerkers verhogen, zonder dat daar een passende aanpassing in taken of beloning tegenover staat. Dit geldt vooral voor sectoren waar klantcontact centraal staat, zoals service, verkoop en ondersteuning. De uitdaging is niet alleen om AI in te zetten, maar ook om de organisatie eromheen aan te passen.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een serviceteam hebt dat deels wordt vervangen door een chatbot. Je zou kunnen overwegen om de overgebleven medewerkers niet alleen de moeilijkere vragen te laten behandelen, maar ze ook de tijd te geven om processen te verbeteren of nieuwe diensten te ontwikkelen. Een mogelijkheid is om wekelijks een uur vrij te maken voor het analyseren van klantfeedback, zodat je de chatbot slimmer maakt en het team minder belast.

Als je AI inzet voor het schrijven van offertes of projectvoorstellen. De tijdwinst kun je gebruiken om meer tijd te besteden aan de strategische kant van je werk, zoals het voorbereiden van een pitch of het verdiepen van klantrelaties. Overweeg om een vast moment in je week te plannen voor dit soort taken, zodat de vrijgekomen tijd niet opgaat aan andere operationele zaken.

Als je een team aanstuurt dat AI-tools gebruikt. Een optie is om regelmatig met je team te bespreken wat er verandert in hun takenpakket. Vraag niet alleen naar de tijdwinst, maar ook naar de mentale belasting van complexer werk. Je zou kunnen overwegen om taken te herverdelen of extra ondersteuning te bieden waar nodig.

Als je een klein bedrijf runt en zelf AI gebruikt. De grootste valkuil is dat je de bespaarde tijd niet bewust inzet. Een praktische suggestie is om elke week een half uur te plannen waarin je terugkijkt: waar heb ik tijd bespaard en wat heb ik met die tijd gedaan? Zo voorkom je dat de winst ongemerkt verdwijnt.

Bron: Sprout