Het antwoord: AI bespaart tijd, maar leidt niet vanzelf tot hogere productiviteit of omzet. Dat blijkt uit onderzoek van TNO naar AI-implementaties bij vier bedrijven. De crux zit niet in de technologie, maar in wat je met de vrijgekomen tijd doet.

Wat er aan de hand is

TNO onderzocht hoe vier organisaties – de Douane, ASR, HelloPrint en Linkit – AI inzetten en wat de resultaten zijn. De uitkomsten lopen uiteen. Bij HelloPrint handelt een chatbot inmiddels 83 procent van alle klantvragen af. Het serviceteam kromp daardoor van 100 naar 20 medewerkers. Bij IT-adviseur Linkit wordt AI gebruikt voor het opstellen van aanbestedingsbrieven en projectomschrijvingen. TNO concludeert dat werkgevers te weinig nadenken over de gevolgen van het overgebleven werk voor medewerkers en hoe ze de vrijgekomen tijd invullen.

Wat dit betekent

Het onderzoek laat zien dat tijdwinst door AI geen garantie is voor productiviteitsgroei. Als je niet bewust stuurt op herverdeling van taken, blijft de bespaarde tijd onbenut. De impact is het grootst in functies met veel routinematig werk, zoals klantenservice, administratie en dataverwerking. Maar ook in creatieve en strategische rollen kan AI tijd vrijmaken – alleen moet je die tijd dan ook echt anders gaan besteden. Het risico is dat medewerkers de extra tijd opvullen met dezelfde soort taken, waardoor de productiviteit niet stijgt.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klantenserviceteam runt… De casus van HelloPrint laat zien dat een chatbot een groot deel van de vragen kan afhandelen. Maar de overgebleven medewerkers krijgen de complexere vragen, wat de mentale belasting kan verhogen. Je zou kunnen overwegen om de vrijgekomen tijd te gebruiken voor training of het ontwikkelen van specialistische kennis, zodat medewerkers beter toegerust zijn voor die lastigere vragen.

Als je een team aanstuurt dat veel rapportages maakt… Bij Linkit wordt AI ingezet voor het opstellen van aanbestedingsbrieven. Een mogelijkheid is om medewerkers te vragen elke week een half uur te besteden aan het verbeteren van de AI-output, in plaats van die tijd te gebruiken om nog meer rapportages te maken. Zo verbeter je de kwaliteit van de AI en creëer je een leercurve.

Als je in de financiële dienstverlening werkt… ASR gebruikt AI voor processen waar veel data bij komt kijken. Overweeg om na implementatie een vast moment per week in te plannen waarop het team bespreekt wat er met de bespaarde tijd is gedaan. Dit dwingt tot bewuste keuzes en voorkomt dat de tijd ‘weglekt’.

Als je een klein bedrijf runt zonder aparte AI-afdeling… Je kunt klein beginnen: kies één terugkerende taak, zoals het beantwoorden van standaard e-mails of het genereren van offertes. Meet hoeveel tijd dat scheelt en spreek met jezelf of je team af wat je in die tijd gaat doen – bijvoorbeeld klantbezoek of productontwikkeling. Het gaat erom dat je de tijdwinst koppelt aan een concrete actie.

Bron: Sprout