Tijd besparen met AI is niet hetzelfde als productiever worden. Uit onderzoek van TNO naar AI-implementaties bij vier Nederlandse bedrijven blijkt dat de vrijgekomen tijd alleen leidt tot echte productiviteitswinst als je vooraf nadenkt over hoe je die tijd gaat invullen.

Wat er aan de hand is

TNO onderzocht hoe de Douane, ASR, HelloPrint en Linkit AI inzetten. De resultaten lopen sterk uiteen. Bij HelloPrint handelt een chatbot inmiddels 83 procent van alle klantvragen af. Het serviceteam kromp van 100 naar 20 medewerkers. Bij IT-adviseur Linkit wordt AI gebruikt voor het opstellen van aanbestedingsbrieven en projectomschrijvingen. TNO constateert dat werkgevers te weinig nadenken over de gevolgen van het overgebleven werk voor medewerkers en over de invulling van de vrijgekomen tijd. De tijdwinst vertaalt zich daardoor niet automatisch in hogere productiviteit of omzet.

Wat dit betekent

Het onderzoek laat zien dat AI-implementatie niet alleen een technische uitdaging is, maar vooral een organisatorische. Bedrijven die AI inzetten zonder na te denken over herontwerp van werkprocessen en taken, lopen het risico dat de tijdwinst weglekt. Medewerkers die alleen de moeilijkere vragen overhouden, zoals bij HelloPrint, kunnen te maken krijgen met een hogere mentale belasting. Voor mkb-bedrijven betekent dit dat de grootste winst niet zit in het aanschaffen van AI-tools, maar in het doordenken van wat er verandert in het dagelijks werk.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een klantenservice-team hebt dat AI inzet voor eenvoudige vragen. Je zou kunnen analyseren welke taken overblijven voor je medewerkers. Als zij alleen de complexe, emotionele of escalerende vragen krijgen, overweeg dan om hun werkdag anders in te richten. Plan bijvoorbeeld vaste momenten voor dit soort gesprekken en combineer ze met taken die minder mentaal belastend zijn. Een optie is om de vrijgekomen tijd te gebruiken voor kwaliteitsverbetering, zoals het updaten van de kennisbank voor de chatbot.

Als je AI gebruikt voor het schrijven van offertes of projectvoorstellen. Een mogelijkheid is om de tijdwinst niet te zien als een besparing op uren, maar als een kans om meer offertes te maken of ze te verbeteren. Je zou een vast moment in de week kunnen inplannen om de output van AI te controleren en te verfijnen. Overweeg om medewerkers te trainen in het herkennen van fouten of hiaten in AI-teksten, zodat de kwaliteit omhoog gaat in plaats van dat je alleen sneller werkt.

Als je overweegt AI in te zetten om een team te verkleinen. Het onderzoek van TNO laat zien dat dit kan, maar dat het effect op de overgebleven medewerkers niet onderschat moet worden. Je zou kunnen overwegen om niet direct mensen te laten gaan, maar eerst te experimenteren met een kleinere groep die de complexere taken krijgt. Meet hoe de werkdruk en tevredenheid zich ontwikkelen. Een optie is om de vrijgekomen tijd te investeren in nieuwe diensten of producten, in plaats van alleen kosten te besparen.

Als je een team aanstuurt dat AI-tools gaat gebruiken. De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Het belangrijkste is dat je als leidinggevende het gesprek aangaat over wat er verandert. Vraag je team wat zij met de gewonnen tijd zouden doen. Laat hen zelf voorstellen doen voor nieuwe taken of verbeteringen. Zo voorkom je dat de tijdwinst ongemerkt verdwijnt in langere pauzes of minder efficiënt werken.

Bron: Sprout (https://mtsprout.nl/nieuws/bp-op-de-shop-minder-divisies-meer-focus-op-fossiel)