De komst van Vlam, de eigen AI-assistent van de rijksoverheid, heeft directe gevolgen voor ondernemers die zaken doen met ministeries of rijksdiensten. Verwacht dat communicatie, rapportages en aanbestedingen vaker via of met ondersteuning van dit systeem gaan lopen. Dat vraagt om aanpassingen in hoe jij informatie aanlevert en hoe je omgaat met dataveiligheid.

Wat er aan de hand is

De rijksoverheid rolt een eigen AI-platform uit met de naam Vlam, wat staat voor Veilige Lokale AI Modellen. Het is ontwikkeld door SSC-ICT in samenwerking met de AIVD en moet een soeverein alternatief worden voor commerciële diensten als ChatGPT, Claude of Gemini. Data, modellen en infrastructuur blijven volledig onder Nederlandse controle. Vlam draait nu al in pilotvorm bij meerdere ministeries, waaronder Binnenlandse Zaken, VWS, Financiën, OCW en IenW. Een brede productie-uitrol wordt in de tweede helft van dit jaar verwacht, zodra risicoanalyses en compliance-trajecten zijn afgerond. Ambtenaren gebruiken Vlam vooral voor tekstbewerking, kwaliteitscontrole, vertalingen, brainstormen en samenvatten. Een enquête onder 285 gebruikers laat zien dat 77 procent merkbare tijdsbesparing ervaart en 82 procent de tool minimaal wekelijks gebruikt.

Wat dit betekent

Voor MKB-ondernemers die leveren aan of samenwerken met de rijksoverheid, betekent dit dat je te maken krijgt met een omgeving waarin AI een standaardwerktuig is. Dat heeft drie concrete gevolgen. Ten eerste: verwacht dat ambtenaren jouw offertes, rapportages of communicatie door Vlam laten checken op kwaliteit, consistentie en volledigheid. Ten tweede: de overheid stelt strenge eisen aan databeveiliging. Omdat Vlam geen vertrouwelijke of privacygevoelige informatie mag verwerken, zul je als leverancier scherper moeten aangeven welke data wel en niet gedeeld mag worden. Ten derde: de komst van een rijksbreed AI-platform kan betekenen dat bepaalde processen, zoals het beoordelen van inschrijvingen of het opstellen van contracten, sneller en gestandaardiseerder verlopen. Dat is een kans, maar het vereist ook dat jouw eigen documentatie en data op orde zijn.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je offertes indient bij de rijksoverheid, overweeg om je documenten zo op te stellen dat een AI-assistent ze makkelijk kan verwerken. Dat betekent: duidelijke kopjes, gestructureerde alinea’s, geen vage formuleringen. Een mogelijkheid is om je eigen concepten eerst door een AI-tool te halen om te controleren of de boodschap helder overkomt. Zo voorkom je dat Vlam jouw voorstel als onvolledig markeert.

Als je werkt met vertrouwelijke of persoonsgegevens in opdrachten voor de overheid, is het verstandig om nu al te inventariseren welke informatie je deelt en of die onder de spelregels van Vlam valt. Omdat de tool geen privacygevoelige data mag verwerken, kun je overwegen om in je communicatie met ambtenaren expliciet aan te geven welke bijlagen of passages als vertrouwelijk moeten worden behandeld. Een optie is om een standaardzin in je e-mailhandtekening of offerte op te nemen.

Als je deelneemt aan aanbestedingen of tenders, kun je anticiperen op snellere doorlooptijden. Doordat ambtenaren met Vlam efficiënter kunnen samenvatten en beoordelen, kan de besluitvorming versnellen. Je zou kunnen overwegen om je inschrijvingen eerder in te dienen dan de deadline, zodat je profiteert van een mogelijke vroege beoordelingsronde. Ook kun je je voorbereiden op vragen die door AI zijn gegenereerd, bijvoorbeeld over consistentie tussen je technische en financiële voorstellen.

Als je een langdurige samenwerking hebt met een ministerie, is het een idee om actief te vragen hoe Vlam binnen jouw specifieke project wordt ingezet. Omdat de tool nog in ontwikkeling is en gebruikerservaringen direct worden gebruikt voor verbeteringen, kun je als externe partij waardevolle feedback geven. Overweeg om tijdens een voortgangsoverleg te vragen of er richtlijnen zijn voor het aanleveren van documenten die Vlam-vriendelijk zijn.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is duidelijk: de rijksoverheid omarmt AI structureel, en dat vraagt om een proactieve houding van elke ondernemer die met de overheid zaken doet.

Bron: Computable