Het antwoord: AI kan voor kleine ondernemers een praktische, laagdrempelige assistent zijn die secretariële en administratieve taken overneemt, waardoor jij meer tijd overhoudt voor je kernactiviteiten. Het gaat niet om spectaculaire innovaties, maar om alledaagse taken zoals notities bijhouden, gesprekken samenvatten en herinneringen ordenen.

Wat er aan de hand is

MIT Technology Review beschrijft in een artikel hoe kleine ondernemers AI inzetten voor taken die normaal gesproken door een secretaresse worden gedaan. Het artikel belicht de casus van Sam Finnegan-Dehn, een bijlesdocent uit Londen die naast zijn vaste baan als fondsenwerver werkt. Hij gebruikt Notion AI om zijn digitale notitieboeken te beheren, waarin hij aantekeningen bijhoudt over de voortgang van zijn studenten en nieuwe leesmaterialen. De AI fungeert als een ‘tweede geheugen’ dat ideeën uit verschillende plekken met elkaar verbindt. Finnegan-Dehn gebruikt de AI ook om bijeenkomsten met studenten op te nemen (met hun toestemming) en automatisch samenvattingen te laten maken. Die samenvattingen helpen hem zijn lesstrategie te verfijnen: als blijkt dat een bepaalde techniek niet werkt, past hij zijn aanpak aan. Het artikel benadrukt dat de waarde van AI voor kleine bedrijven niet zit in perfectie, maar in ‘goed genoeg’ zijn voor taken waar precisie minder cruciaal is.

Wat dit betekent

Voor ondernemers zonder groot team betekent dit dat AI een brug kan slaan tussen wat je zelf kunt doen en wat je zou willen uitbesteden. Denk aan administratieve rompslomp die je dag vult: het bijwerken van klantdossiers, het maken van gespreksverslagen, het ordenen van aantekeningen. Dit zijn taken die geen diepgaande expertise vereisen, maar wel veel tijd kosten. De impact is het grootst voor zzp’ers en kleine mkb’ers in dienstverlenende sectoren zoals coaching, advies, onderwijs en zorg. Zij kunnen met minimale investering een deel van hun overhead automatiseren. Het gaat niet om het vervangen van mensen, maar om het vrijmaken van uren die je anders kwijt bent aan structuur en herinnering. De drempel is laag: de tools die genoemd worden, zoals Notion AI, Claude en ChatGPT, zijn direct beschikbaar en vereisen geen technische kennis.

Hoe je dit kunt toepassen

Als je een eigen praktijk runt, zoals een adviesbureau of coachingspraktijk. Je zou kunnen beginnen met het digitaliseren van je aantekeningen in een app als Notion. Gebruik de AI-functie om na elk klantgesprek een automatische samenvatting te maken. Die samenvatting kun je later gebruiken om terug te blikken op eerdere afspraken, zonder dat je zelf uren hoeft te spenderen aan het doorspitten van notities. Een optie is om de AI ook te vragen om actiepunten te extraheren, zodat je direct weet wat je volgende stap is.

Als je een klein team aanstuurt en vergaderingen bijwoont. Overweeg om AI in te zetten voor het vastleggen en samenvatten van overleggen. Vraag vooraf toestemming aan deelnemers, zoals Finnegan-Dehn doet, en laat de AI een beknopt verslag maken. Dit bespaart niet alleen jouw tijd, maar ook die van teamleden die anders notulen zouden moeten maken. Je kunt de samenvattingen gebruiken om te checken of besluiten helder zijn en of acties worden opgepakt.

Als je producten of diensten ontwikkelt en veel research doet. Je zou AI kunnen gebruiken als een ‘tweede geheugen’ voor je onderzoeksnotities. Als je artikelen, rapporten of ideeën verspreid over meerdere documenten hebt, kan de AI verbanden leggen die jij over het hoofd ziet. Een mogelijkheid is om al je aantekeningen in één digitale omgeving te zetten en de AI te vragen naar patronen of terugkerende thema’s. Dit kan je helpen om sneller tot nieuwe inzichten te komen, zonder dat je alles handmatig hoeft te herlezen.

Als je marketing- of contenttaken uitvoert. Hoewel Finnegan-Dehn AI niet gebruikt voor het maken van lesmateriaal, kun jij dat wel overwegen voor eenvoudige content. Laat de AI bijvoorbeeld een eerste opzet maken voor een nieuwsbrief of een social media-post op basis van je aantekeningen. Je hoeft het niet klakkeloos over te nemen, maar het geeft je een startpunt dat je kunt verfijnen. Dit werkt het beste voor taken waar ‘goed genoeg’ volstaat, zoals een wekelijkse update voor klanten.

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de rode draad is: begin met één taak die je nu veel tijd kost en kijk of AI die ‘goed genoeg’ kan overnemen.

Bron: MIT Technology Review