De eerste stap naar slimmere automatisering is niet het installeren van een tool, maar het in kaart brengen van wat je eigenlijk doet. Veel ondernemers en medewerkers springen direct op de nieuwste AI-toepassing, zonder eerst te weten welke taken het meeste tijd kosten of het meeste voordeel opleveren als ze geautomatiseerd worden. Een gestructureerde audit van je werkzaamheden, zoals het genoemde 9-Domain Life Audit Framework, kan daarbij helpen. Het idee is simpel: je verdeelt je werk en leven in domeinen, zoals carrière, administratie, communicatie en gezondheid, en noteert per domein welke taken je regelmatig uitvoert.
Waarom een audit voorafgaat aan automatisering
Zonder overzicht is automatiseren vaak gissen. Je kunt eindeloos experimenteren met ChatGPT voor allerlei klusjes, maar als je niet weet welke klusjes het zwaarst wegen, verspil je tijd. Een audit helpt je om de ‘high-impact’ taken te identificeren. Dit zijn taken die veel tijd kosten, vaak terugkomen, of waar fouten snel grote gevolgen hebben. Denk aan het verwerken van facturen, het plannen van meetings, het beantwoorden van standaard klantvragen, of het samenstellen van wekelijkse rapportages. Door deze eerst op een rij te zetten, kun je gericht op zoek naar een oplossing.
Van overzicht naar actie
Als je een lijst hebt van tijdrovende taken, kun je per taak gaan onderzoeken of AI een oplossing biedt. Het is verstandig om te beginnen met een taak die relatief eenvoudig en goed afgebakend is. Voorbeeld: het opstellen van een eerste versie van een offerte op basis van een paar kerngegevens. Je kunt dan testen of een tool als ChatGPT of een gespecialiseerde offertetool dit kan. Het gaat erom dat je een duidelijk proces hebt: input, verwerking door de AI, en een controle-moment door jou. Zo bouw je vertrouwen op en leer je wat wel en niet werkt voor jouw specifieke situatie.
Praktische domeinen voor ondernemers
Voor een MKB’er zijn enkele domeinen uit zo’n audit-framework direct relevant. Het domein ‘Financiën’ bevat taken zoals boekhouding, facturatie en budgetteren. Het domein ‘Communicatie’ gaat over e-mails, sociale media en klantcontact. Het domein ‘Operaties’ kan gaan over voorraadbeheer, planning of leverancierscontact. Door per domein je taken te noteren, zie je vaak verbanden. Misschien blijkt dat je veel tijd besteedt aan het handmatig overtypen van gegevens van je website-formulieren naar je CRM-systeem. Dat is een perfecte kandidaat voor automatisering, mogelijk met een eenvoudige koppeling (API) of een tool zoals Zapier of Make.
Hoe kun je dit vandaag toepassen?
Neem een half uur en maak een simpele tabel met drie kolommen: ‘Domein’ (bijv. Sales, Marketing, Administratie), ‘Terugkerende Taak’ en ‘Geschatte Tijd per Week’. Vul dit in voor je belangrijkste werkzaamheden. De taak die bovenaan staat qua tijdsbesteding is je eerste kandidaat voor automatisering. Zoek vervolgens online naar “[taak] automatiseren AI” of test of ChatGPT je kan helpen door een duidelijke prompt te geven die de taak beschrijft.