De Nederlandse horeca loopt achter in digitalisering, wat betekent dat ondernemers in de sector kansen laten liggen om efficiënter te werken en beter in te spelen op drukte. Door eenvoudige, betaalbare digitale tools in te zetten voor taken zoals bestellingen en voorraadbeheer, kun je direct tijd besparen en meer data-gestuurd gaan werken.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat de sector nog sterk afhankelijk is van handmatige processen. Zo neemt 78 procent van de zaken bestellingen nog handmatig op en houdt negentig procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken zoals roostering, boekhouding en het meten van wachttijden gebeuren vaak zonder digitale ondersteuning of ‘op gevoel’. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector daarmee kansen laat liggen. Deze bevindingen staan enigszins haaks op eerdere berichten over digitalisering in de horeca.

Wat dit betekent

Dit betekent dat er voor horecaondernemers een directe, onbenutte weg ligt naar efficiëntieverbetering. Waar andere sectoren al jaren investeren in basale automatisering, blijft de horeca hangen in arbeidsintensieve routines. Het gevolg is niet alleen meer administratieve druk voor jou en je medewerkers, maar ook een gebrek aan realtime inzicht. Je weet niet precies wat je populairste gerechten zijn, wanneer je voorraad opraakt of op welke tijden je extra personeel nodig hebt. Dit maakt je bedrijf minder wendbaar en reactief op veranderende omstandigheden, zoals plotselinge drukte of leveringsproblemen. Het omgekeerde is ook waar: wie wel digitaliseert, kan een concurrentievoordeel behalen door slimmer en kosten-effectiever te werken.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing begint met het identificeren van de meest tijdrovende, handmatige taken in jouw zaak. Het onderzoek noemt specifiek bestellingen, voorraadbeheer, roostering en wachttijden. Je hoeft niet alles in één keer om te gooien; begin klein en betaalbaar.

Als je bestellingen nog met pen en papier opneemt… overweeg dan de stap naar een eenvoudig tablet- of smartphone-app voor orderopname. Deze apps sluiten vaak direct aan op je kassa- en keukensysteem, waardoor fouten afnemen en bestellingen sneller worden doorgegeven. Het bespaart je aan het eind van de dag ook het overtikken van bonnetjes.

Als je je voorraad handmatig bijhoudt… kun je starten met een digitaal voorraadbeheersysteem, zelfs als het een eenvoudige spreadsheet is. Scan bij ontvangst de barcodes van leveringen en houd verbruik bij. Dit geeft je direct inzicht in welke producten het snelst opgaan, helpt verspilling tegen te gaan en maakt bestelprocessen voorspelbaarder.

Als je roosters maakt op een whiteboard of in een schrift… zijn er betaalbare planningsapps beschikbaar. Deze apps houden rekening met beschikbaarheid, contracturen en piekmomenten. Medewerkers kunnen hun rooster inzien en wisselen via hun telefoon, wat jou weer administratief werk bespaart.

Als je wachttijden ‘op gevoel’ meet… kun je experimenteren met een eenvoudige tool zoals een digitale wachtlijst via een tablet bij de deur of via een QR-code die gasten zelf kunnen scannen. Dit geeft je objectieve data over je drukste tijden, zodat je je personeelsinzet daarop kunt afstemmen.

De kern is niet om direct de meest geavanceerde systemen aan te schaffen, maar om te beginnen met het digitaliseren van één repetitief, foutgevoelig proces. De vrijgekomen tijd en de verkregen data vormen de basis voor de volgende stap.

Bron: Computable