De Nederlandse horeca loopt aanzienlijk achter in digitalisering, waarbij processen zoals bestellingen en voorraadbeheer nog grotendeels handmatig gaan. Dit betekent dat ondernemers in de sector veel tijd verliezen aan administratieve taken en minder goed kunnen inspelen op drukte of voorraadtekorten, terwijl betaalbare digitale tools voorhanden zijn.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat digitalisering in de sector nog beperkt is. Zo neemt 78 procent van de zaken bestellingen nog handmatig op en houdt negentig procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken zoals roostering, boekhouding en het meten van wachttijden worden vaak op gevoel of zonder digitale ondersteuning uitgevoerd. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector kansen laat liggen door processen niet te automatiseren en geen realtime inzicht te hebben.

Wat dit betekent

Dit betekent dat horecaondernemers, van cafés tot restaurants, waarschijnlijk meer tijd en moeite kwijt zijn aan foutgevoelige, repetitieve taken dan nodig is. Zonder digitale systemen is het lastig om patronen in drukte te herkennen, voorraad nauwkeurig te beheren of de efficiëntie van het personeelsrooster te optimaliseren. In een sector met krappe marges en een tekort aan personeel leidt dit tot vermijdbare kosten en gemiste omzet. Het onderzoek staat enigszins haaks op eerdere bevindingen die juist veel digitalisering in de horeca signaleerden, wat mogelijk wijst op een ongelijkmatige adoptie tussen verschillende ondernemingen.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie. Het onderzoek toont vooral aan waar de grootste pijnpunten en kansen liggen voor wie nog weinig digitaal werkt.

Als je een horecazaak runt en de voorraad met pen en papier bijhoudt… overweeg dan een eenvoudige voorraadbeheer-app te testen. Deze apps, vaak gekoppeld aan je kassasysteem, registreren verkopen automatisch en geven een melding wanneer producten bijna op zijn. Dit voorkomt voorraadtekorten tijdens drukke periodes en bespaart tijd bij het bestellen.

Als je bestellingen nog handmatig opneemt op een notitieblok… dan zou je kunnen experimenteren met een digitaal orderbeheersysteem. Dit kan variëren van een betaalbare tablet-app voor bediening tot een simpel systeem waarbij orders direct naar de keukenprinter gaan. Het grootste voordeel is minder fouten in de communicatie en snellere service.

Als je wachttijden of drukte ‘op gevoel’ inschat… dan is een eerste stap om dit meetbaar te maken. Dit hoeft niet high-tech; begin met het bijhouden van aantallen gasten en piektijden in een spreadsheet. Dit inzicht helpt je om personeel slimmer in te roosteren en voorraad beter af te stemmen op verwachte drukte, wat direct de klanttevredenheid en efficiëntie ten goede komt.

Bron: Computable