Het antwoord is dat het afdwingen van AI-gebruik via regels vaak niet effectief is. Een bottom-up benadering, waarbij medewerkers vertrouwen en ruimte krijgen om zelf te experimenteren, leidt tot betere en praktischere toepassingen. De sleutel ligt in het creëren van een cultuur van experimenteren in plaats van het opleggen van verplichtingen.

Wat er aan de hand is

De discussie over hoe organisaties AI moeten implementeren is in volle gang. Moet het gebruik worden afgedwongen door de leiding, of juist worden gestimuleerd vanuit de werkvloer? Uit gesprekken met bestuurders blijkt volgens een column op Sprout een brede consensus dat een bottom-up aanpak vaak effectiever is. De kloof tussen de boardroom en de werkvloer is groot; bestuurders weten vaak niet waar tijd bespaard kan worden of waar frustraties zitten die met automatisering kunnen worden opgelost. Slechts één op de zes Nederlandse werknemers geeft aan dat hun werkgever vraagt welke werkzaamheden met AI geautomatiseerd kunnen worden. Onder universitair opgeleide professionals wordt minder dan 25 procent om input gevraagd. Toch sluit dit een gemengde aanpak niet uit. Bas van der Veldt, CEO van softwarebedrijf Afas, stelt dat sommige veranderingen pas tot stand komen als ze worden afgedwongen, zoals het volledig afschaffen van printers om digitaal werken te verplichten. In sommige grote bedrijven, zoals Accenture, wordt AI-gebruik zelfs gekoppeld aan promoties om het gebruik te bevorderen.

Wat dit betekent

Voor ondernemers en leidinggevenden betekent dit dat een puur controlerende aanpak waarschijnlijk niet het gewenste resultaat oplevert. Het afdwingen van AI-gebruik kan leiden tot weerstand, oppervlakkige toepassingen of het missen van de beste kansen, omdat de praktische kennis op de werkvloer niet wordt benut. De komst van AI is juist een kans voor leiderschap om zich meer te verdiepen in de dagelijkse werkprocessen van medewerkers. Het betekent ook dat je als ondernemer moet accepteren dat verandering tijd kost en soms een ‘duwtje in de rug’ nodig heeft, maar dat dit duwtje beter kan gaan over het faciliteren van experimenten dan over het opleggen van regels. Voor medewerkers betekent het dat er, mits de cultuur het toelaat, meer ruimte kan komen om zelf oplossingen aan te dragen en vaardigheden te ontwikkelen.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw situatie, maar de kern is het vinden van een balans tussen sturing en vertrouwen. Hier zijn enkele manieren om dat te doen.

Als je een klein team aanstuurt en wilt beginnen met AI, overweeg dan om geen regels op te leggen, maar een experimenteerbudget of -tijd vrij te maken. Je zou kunnen zeggen: “Besteed de komende twee maanden een uur per week aan het testen van één AI-tool voor je werk en deel je bevindingen.” Dit geeft vertrouwen en haalt kennis van de werkvloer naar boven zonder druk.

Als je merkt dat senior medewerkers terughoudend zijn met nieuwe technologie, dan is een harde verplichting vaak niet de oplossing. Een mogelijkheid is om hen te koppelen aan junior collega’s die al experimenteren, zodat kennis en enthousiasme van onderaf kunnen groeien. Richt een interne ‘AI-proeftuin’ of kennissessie in waar medewerkers vrijwillig kunnen delen wat ze ontdekken.

Als je bepaalde digitale standaarden wilt doorvoeren (zoals volledig papierloos werken), dan kan een duidelijke, inhoudelijke grens soms nodig zijn, zoals het softwarebedrijf Afas deed met printers. Het advies is hier: wees hard op de inhoud (geen printers) maar zacht op de mens (ondersteun bij de overgang). Communiceer het ‘waarom’ duidelijk: niet om te controleren, maar om ruimte te maken voor nieuwe, efficiëntere manieren van werken.

Als je een grotere organisatie runt en input wilt vanuit de werkvloer, maak het dan concreet en laagdrempelig. In plaats van een algemene oproep, zou je kunnen vragen: “Welke repetitieve taak kost je wekelijks het meeste tijd en zou je graag willen automatiseren?” Door specifiek te zijn, maak je het voor medewerkers gemakkelijker om waardevolle input te geven die direct toepasbaar is.

Bron: Sprout