De Nederlandse horeca loopt een aanzienlijke digitale achterstand op, waarbij processen als bestellingen opnemen en voorraadbeheer nog grotendeels handmatig gebeuren. Dit betekent dat ondernemers in de sector kansen laten liggen om efficiënter te werken en beter in te spelen op hun bedrijfsvoering door gebrek aan realtime data.

Wat er aan de hand is

Uit onderzoek van Scanfie en Klearly onder ruim driehonderd horecaondernemers blijkt dat digitalisering in de sector achterblijft. Concreet neemt 78 procent van de zaken bestellingen nog handmatig op en houdt 90 procent de voorraad bij met pen en papier. Ook taken zoals roostering, boekhouding en het meten van wachttijden worden vaak op gevoel of zonder digitale ondersteuning uitgevoerd. Minder dan één procent van de ondernemers ziet zichzelf als koploper in datagedreven werken. De onderzoekers concluderen dat de sector daarmee kansen laat liggen. Opvallend is dat deze bevinding enigszins haaks staat op eerdere berichten die juist veel digitalisering in de horeca signaleerden.

Wat dit betekent

Voor horecaondernemers betekent dit dat zij waarschijnlijk meer tijd en moeite steken in administratieve taken dan nodig is, en dat zij belangrijke bedrijfsinformatie missen. Zonder digitale systemen is het lastig om patronen in drukte te herkennen, voorraad nauwkeurig te beheren of de efficiëntie van personeelsinzet te meten. Dit kan leiden tot verspilling, gemiste omzet door onderbezetting of verkeerde inschattingen. In een sector met krappe marges en personeelstekort is het optimaliseren van processen cruciaal. De achterstand biedt echter ook een kans: ondernemers die nu wel digitaliseren, kunnen een direct voordeel behalen ten opzichte van concurrenten.

Hoe je dit kunt toepassen

De praktische toepassing hangt af van jouw specifieke situatie en middelen. De kern van het onderzoek is dat handmatig werk kansen op efficiëntie en inzicht belemmert. Overweeg daarom welke van jouw dagelijkse processen het meeste tijd kosten of de grootste onzekerheid met zich meebrengen.

Als je een café of restaurant runt… kun je beginnen met één terugkerende, tijdrovende taak digitaliseren. Het overzetten van voorraadbeheer van een schrift naar een eenvoudige spreadsheet of een betaalbare app geeft direct meer inzicht in verbruik en kan verspilling tegen gaan. Dit is een kleine stap met een direct meetbaar resultaat.

Als je een team aanstuurt in de horeca… is roostering vaak een hoofdpijndossier. Het gebruik van een digitaal roosterplatform, zelfs een eenvoudige, kan uren aan geschuif en communicatiefouten besparen. Het geeft je ook data over wanneer je structureel te weinig of te veel mensen ingepland hebt.

Als je wachttijden en drukte wilt managen… maar dit nu op gevoel doet, kun je experimenteren met simpele telmethodes. Dit kan zo low-tech zijn als een teller bij de deur of het bijhouden van bestellingen per tijdvak in een notitie-app. Deze data helpt je om piekmomenten objectief in kaart te brengen en je inkoop en personeelsplanning daarop af te stemmen.

De sleutel is om niet alles in één keer te willen omgooien, maar te identificeren welk handmatig proces jou de meeste kopzorgen bezorgt, en daar een digitale oplossing voor te zoeken die bij jouw bedrijf past.

Bron: Computable